企業にとって必要不可欠なビジネスフォンやPBXですが、老朽化や利便性、コスト削減の観点から移行や更改を検討することもあるでしょう。この記事では、電話の交換機であるPBXをクラウド化した「クラウドPBX」について、特長や種類、メリット・デメリットを解説します。クラウドPBXの導入に向いている企業も紹介しますので、ぜひ参考にしてください。
目次
1.そもそも、PBXとは？
2.PBXの種類と特長は？
3.PBXとCTIの違いは？
4.クラウドPBXのメリット
5.クラウドPBXのデメリット
6.クラウドPBXは、どんな会社に向いている？
7.クラウドPBXが向いていない会社とは？
8.まとめ
1.そもそも、PBXとは？
PBXとはPrivate Branches Exchangerの略で、電話の構内交換機のことです。社外からかかってきた外線を別の回線につないだり、内線同士で通話ができたりといった、電話交換の役割を果たします。PBXを導入することで、転送や保留、留守番電話機能、ビジネスフォンとして必要な機能が使えるようになります。
2.PBXの種類と特長は？
PBXには複数の種類があります。ここではPBXの種類とその特長、接続可能な電話機について解説します。
PBX
・特長
電話機を利用している拠点毎に機械を設置し、複数の電話機や電話回線をつなぐタイプです。機械の設置は業者に依頼が必要なため、機械の購入代金や設置費用がかかります。オフィスを移転する場合も業者に頼んで機械を移動することになります。
・接続可能な電話機の種類
PBXには以下の電話機が接続できます。
・卓上電話機
・コードレス電話機
※PBXは電話回線を利用しているため、IP電話やソフトフォン（インターネット通話のためのソフトウェアをインストールしたパソコン）などでは利用できません。
IP-PBX
・特長
IP-PBXはIPネットワーク毎に機械を設置して使用するタイプです。電話回線ではなくLANで複数の電話機をつなぎます。1つの拠点にIP-PBXを導入すれば、IPネットワークを利用して離れた拠点でも利用できます。PBXに比べて移動や増設が不要になる分、コストも軽減できます。
・接続可能な電話機の種類
LANを使用することにより、以下の電話機が接続できるようになります。
・卓上電話機
・IP電話機
・ソフトフォン
PBXは電話回線を利用しているため、IP電話やソフトフォン（インターネット通話のためのソフトウェアをインストールしたパソコン）などでは利用できません。
クラウドPBX
・特長
クラウドPBXは、クラウドサービスを利用するタイプのPBXです。物理的な機械を設置する必要がなく、日本全国はもちろん海外の拠点でも使用できます。
・接続可能な電話機の種類
クラウドPBXには以下の電話機が接続できます。
･卓上型電話機
･スマートフォン、携帯電話機
･SIP端末の電話機
･ソフトフォン
3.PBXとCTIの違いは？
電話の機能をシステム化したいときに、PBXとあわせて解説されるものとしてCTI（Computer Telephony Integration）があります。PBXは電話の構内交換機ですが、CTIは電話とコンピューターを連携するシステムです。CTIには顧客情報のポップアップや通話の録音機能が搭載されているため、コンタクトセンターを中心に導入されています。
電話番号と顧客情報を紐づけるCRMなど、ビジネスに役立つさまざまなシステムをCTIで統合することで、コンタクトセンター業務や営業活動の効率化を図ることができます。
4.クラウドPBXのメリット
ここでは、クラウドPBXのメリットについて解説します。コストや設定など、導入時の参考にしてください。
初期・ランニングスコストがあまりかからない
クラウドPBXはクラウド上のシステムを利用するので、実際に機械を設置する必要がありません。機械の購入費や工事費がかからない分、初期費用やランニングコストを抑えられます。また、一度導入すれば場所を選ばずに利用できるため、オフィスの移転時にもコストがかかりません。
工事期間が短い
クラウドPBXに必要なものはインターネット環境の整備とシステムの設定です。そのため、ほかのPBXよりも導入設定期間が短く済ませられます。サービスの申し込みから開通まで数日～1週間程度なので、工事のための時間や人出を割かなくてもよいというメリットがあります。
設定変更が容易にできる
クラウドPBXは、内線番号の増減をしたいときなど、PC上の管理画面で簡単に行えるので業者に依頼する必要がありません。着信履歴や留守番電話機能なども自社で設定できます。事務所の移転時はもちろん、社内編成や組織の変更があった際もスピーディーに対応できます。
5.クラウドPBXのデメリット
クラウドPBXは設定や管理も簡単ですがデメリットもあります。ここでは、クラウドPBXのデメリットについて解説します。
ネット環境によって音質が左右される
インターネット回線に負荷がかかると音質が低下する点は、クラウドPBXのデメリットです。複数人で同時に通話したり、電話とPCを併用したりすると、音声が聞こえづらくなることがあります。また、外出先ではその場所のインターネット環境に依存するため、状況によっては音声に雑音が入ったり、とぎれたりすることもあります。
特殊番号へはかけることができない
クラウドPBXは110番や119番といった一部の特殊番号や緊急番号にはかけられない仕様であることが多く、特殊番号へかける必要がある場合には導入前に検討中のクラウドPBXの仕様を確認しておくようにしましょう。
停電に弱い
クラウドPBXには、地震や台風などの災害時には通話ができなくなるリスクがあります。停電などでインターネット回線が使えなくなると、電話もつながらなくなります。緊急時でも電話をつなげられる方法もあるので、導入前に確認しておくと安心です。
従来のPBXよりコストがかかってしまう場合もある
従業員数が２～３名である場合や、現在のオフィスから引っ越す予定がない場合は、クラウドPBXにするとかえってコストがかかる場合があります。クラウドPBXの機能を確認し、業務で使うことがないようであれば、従来の電話回線を利用した方が安く済むこともあります。
6.クラウドPBXは、どんな会社に向いている？
クラウドPBXは場所を選ばず使用できるので、拠点が多い企業に向いています。大企業、中小企業に関わらず、複数の電話機を使用している、社員の外出が多いなどの場合は導入を検討してもよいでしょう。また、機械の設置が必要ないため、コストを抑えつつ早く事業を始める必要があるベンチャー企業や、新規事業の立ち上げをする会社にも向いています。
7.クラウドPBXが向いていない会社とは？
PBXの利用目的がコンタクトセンターの電話であれば、クラウドPBXを使うよりもCTIを導入する方がメリットがあります。クラウドCTIでは、架電した顧客の属性や取引履歴を確認しながらの通話や、通話内容の録音ができます。
各オペレーターの通話時間を管理し、均等に通話するよう振り分けるなど、コンタクトセンター業務の効率化を図る機能も備わっています。
すでにPBXを導入していてクラウドPBXに乗り換えを検討している場合は、クラウドPBXのメリットとデメリットについて理解し、CTIの活用によるメリットも併せて検討することをおすすめします。
8.まとめ
インターネットとPCさえあれば、簡単に導入できるクラウドPBXですが、メリットだけでなくデメリットもあります。業務内容や従業員の勤務形態によって効果の有無も変わります。導入時にはコストだけでなく、機能や使い方も踏まえたうえで検討することが大切です。
NTTビズリンクのクラウドCTIは、環境や課題に合わせてコンタクトセンターのパフォーマンスを最大化します。事業規模やご要望に応じたカスタマイズ、在宅勤務やBCP対応も可能な高品質なクラウドサービスです。また、現在ご利用中のビジネスフォンやPBXとの併用も可能なため、新たなシステムの導入を検討中の方はお気軽にご相談ください。
この記事の執筆監修者情報
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