1.無料のWeb会議・テレビ会議システムと有料の違いとは

Web会議・テレビ会議システムには、無料版と有料版が存在します。その違いとしては、「セキュリティ」「接続できる拠点数・時間」「品質」「他サービスとの連携」「サポート体制」といった複数のポイントが挙げられます。

ここでは、それぞれのポイントについて詳しく解説していきます。

セキュリティ

無料版は個人利用を想定しているものや、有料版への移行を促すトライアルで提供されているものが大半です。そして無料版の中には、セキュリティが有料版と比較すると低いケースがあります。機密性の高い情報を取り扱うことの多いビジネス利用においては、Web会議・テレビ会議システムに採用されているセキュリティの高さは非常に重要なため、注意が必要です。

接続可能な拠点数、時間

接続できる拠点数は、無料版では少ないものが多い点も大きな特徴です。サービスによっては1対1での利用を想定したシステムもあるため、導入の際には注意してください。また、40分や60分など、無料版には一度に連続接続できる時間や一日の接続時間に制限が設けられているものもあります。

品質

音声や画像の品質、接続の安定性においても有料版と無料版とで違いがあります。無料版を利用する場合、音の途切れや通信の不具合などが起こる可能性もあるため、重要な会議や取引先を交える会議では注意が必要です。

機能、他サービスとの連携

Web会議・テレビ会議システムには、録音・録画や資料共有などといったさまざまな機能が存在しています。また、メールソフトやアプリケーションなどと連携して会議のスケジューリングや、登録しているメンバー間で会議の実施ができるものもありますが、中には有料版にのみ搭載されている機能もあるため、無料版を選択する場合は利用したい機能が含まれているかどうか事前確認が必要です。

サポート体制

トラブルなどが生じた際のサポート面にも違いがあります。そして、有料版に電話やメール、訪問など、充実したサポートが付随していたとしても、無料版で同様のサポートが受けられるとは限りません。そうしたケースでは、万が一のトラブルも自力で解決しなければならないため、多少の技術力や知識が必要となります。

2.無料のWeb会議・テレビ会議システムで気をつける点

このように、無料版の会議システムは、導入コストがかからず手軽に始められる反面、不安要素やデメリットも多いことから、すべてのビジネス利用に向いているとは言えません。それを踏まえて、無料のWeb会議・テレビ会議システムを利用する上で、気をつけておくべき3つのポイントを解説します。

どのような環境下でも安定しているかどうか

1つめのポイントは「安定性」です。上長や重要な取引先とのコミュニケーションも求められるビジネス利用では、まず何より、会議がスムーズに行えることが大前提とされます。無料版は少数拠点の接続を想定しているものもあるため、接続拠点が多数になると通信が不安定になる場合があります。そのため、社内だけでなく、取引先との会議で利用する場合は接続拠点数に注意が必要です。

一方で有料版であれば、通常利用の範囲では通信が安定しているものがほとんどであり、不具合時にもベンダー側のサポートが受けられることから安心して利用できます。また、サービスによってはSLAなどで返金規定が定められているものもあります。同様に、セキュリティ対策や定期的なメンテナンス・バージョンアップの実施など、安全性と信頼も担保されています。

想定している用途の機能があるかどうか

2つめのポイントとしては「必要な機能が搭載されているか」が挙げられます。前述したように、Web会議・テレビ会議システムには「録音・録画機能」を始め、「チャット機能」、「資料共有機能」、「デスクトップ画面共有機能」などのさまざまな機能が存在します。一方で、無料版には音声・映像のやり取りといった最低限の機能しか搭載されていないシンプルなものもあります。そのため、事前に想定している用途に関して必要となる機能を確認した上で、システムを選定することがおすすめです。

さらに有料版であれば、セキュリティに関する機能もネットワークレベルや多要素認証、アクティブディレクトリ連携機能などを持っているものがあり、自社の求めるレベルや予算内での導入が可能です。

サポートが充実しているかどうか

3つめのポイントは「サポート体制の充実」です。前述した通り、無料版は有料版と同等のサポートが受けられないこともあり、サポート窓口自体が設けられていないケースも少なくありません。万が一のトラブル発生時も、自力で解決しなければなりません。そのため、トラブルが発生した場合を想定して、あらかじめ代替手段（電話や別のシステム）の準備などをしておくことも必要です。

一方でサポート体制の整った有料版を利用している場合、窓口に問い合わせれば、トラブル発生時には即時対応してもらうことが可能です。また、自社の主管担当者に限らずすべての従業員からのお問い合わせ対応や、技術者が自社に訪問し、システム操作をサポートしてくれるような手厚いサービスを提供してくれるベンダーも存在します。

3.Web会議・テレビ会議システムの導入は、NTTビズリンクにご相談を

ここまで、Web会議・テレビ会議システムについて無料版と有料版の違いや、無料版における注意点を解説してきました。これらを踏まえると、ビジネス利用には安定性の面でもサポート体制の面でも安心できる有料版のWeb会議システム、またはテレビ会議システムの導入をおすすめします。

一方で、それらの映像コミュニケーションツールを効果的に運用するに当たっては、会議の規模やスタイルに応じて適切なシステムを選定する必要があります。そのため、自社の課題を把握し、それに合うシステムの提案をしてくれるベンダーをパートナーにすることが重要です。

また導入後も、運用していく中で生じた問題や必要な機能の見直しなどを適宜安心して相談できるようなサポート面の充実も、ベンダー選定において重要な要素です。

NTTビズリンクでは、Web会議・テレビ会議から映像配信まで、企業の映像コミュニケーションを促進するための豊富なサービスをご提供しております。

「映像コミュニケーションツールの導入にあたり、自社の課題を整理したい」「映像コミュニケーションツールがどのようなものか、まずはトライアルで試してみたい」といった導入前のご相談やご要望にもお応えできますので、ぜひ一度、お気軽にお問い合わせください。