1.テレビ会議を比較する際に見るポイント

テレビ会議システムとは、専用機器を設置することによって利用可能となるコミュニケーションツールです。映像を伴い、相手の顔や資料などを確認しながらリアルタイムでやり取りできる点はWeb会議システムと同様ですが、専用機器の設置に初期費用やある程度の構築日数を要する分、セキュリティや回線、機能などをニーズと予算に合わせて選べるメリットがあります。

一般にWeb会議システムを導入する場合、サービス提供者の定めるセキュリティレベルで利用しなければならず、予算があっても自社が求めるレベルのセキュリティや機能を後付けすることが困難です。

その結果、高品質で安定した通信や、堅牢なセキュリティでの導入が実現可能です。

このように、テレビ会議システムを導入することで企業にはさまざまなメリットがあります。ただし一口にテレビ会議システムといっても、その種類はさまざまです。次のようなポイントも合わせて考慮することをおすすめします。

改善したい業務に必要な機能が備わっているか

すでにWeb会議システムを導入している企業が、新たにテレビ会議システムを導入する場合には、選定時に、導入候補のテレビ会議システムが現状の課題を解決するのに必要な機能を備えているかどうかを確認しておくことが欠かせません。

例えば、Web会議システムを活用している場合は、外出先などでインターネット回線が用意できないケースや、在宅勤務中に機器の不具合が起きたケースなどでは、参加者が予定通り会議に出席できないリスクがあります。

こうしたケースに備え、テレビ会議システムのサービスや機器の中には電話による音声参加が可能なものも存在します。一方で、すべてのテレビ会議システムがこうした機能を搭載しているわけではないため、事前に機能詳細を確認するなどの注意が必要です。

導入後に使い勝手の悪さで悩まないためにも、選定時には必ずベンダーに対して現状の課題を伝え、どのように解消できるかを提案してもらうことが大切です。

導入するコストと改善する業務で、費用対効果が見合っているか

このところ、業務効率化や生産性向上といった目的のもと、テレビ会議システムの導入を検討する企業が増えつつあります。確かにテレビ会議システムの導入は、移動時間の削減をはじめ、業務効率化・生産性向上への効果は大きいと言えます。

そのため、自社に適切でないテレビ会議システムを導入してしまうと、かえってコスト増や業務効率の悪化・生産性の低下につながってしまう可能性があります。

こうしたケースを防ぐためには、現状の課題を洗い出し、それらを解消することによるメリットがどれだけあるか、事前に把握しておくことが重要です。

導入後に全社員が使いこなせそうなサービスか

「テレビ会議システムを導入したものの、使い方がわかりにくく、社内に浸透しなかった」

「導入後、利用方法についてのお問い合わせで情報システム部の業務が圧迫されている」

テレビ会議システムの導入後、このような課題が生じるケースは少なくありません。そこで、本格的に導入する前には、実際の使い勝手を確かめるためにベンダーの用意しているトライアルプランなどを活用して「お試し」をしておくことや、小規模にパイロット導入をした上での検証をおすすめします。

とはいえ、どんなに操作方法が簡単で使いやすいテレビ会議システムだったとしても、社員からのお問い合わせや万が一のトラブルが発生する可能性を完全に無くすことはできません。自社の情報システム部の業務を圧迫しないためには、ベンダーに電話対応可能なお問い合わせ窓口があるかどうかを確認しておくことをおすすめします。

2.外部とのやり取りに使う場合は、Web会議システムとの連携もチェック

テレビ会議システムを選定する際には、上に挙げた3つのポイント（業務改善に最適な機能の搭載・費用対効果の良し悪し・使い勝手の良さ）を押さえておくことに加えて、主要なWeb会議システムと連携可能かどうかという点もチェックしておきたいところです。

最近では、Web会議システムとの相互連携機能を持つテレビ会議システムも登場しており、こうした機能を活用することで、すでに社内でWeb会議ツールが導入・運用されている場合でもシームレスに会議を行うことが可能です。

3.テレビ会議システム選びは「ベンダー選び」でもある

そして、ある程度まで選定が進み、導入する製品の候補が絞れたら、これらのポイントについて、ベンダーを交えて確認することをおすすめします。

その上で、自社に合わせた課題解消の提案ができるベンダーを選定することが、テレビ会議システム導入で失敗しないためのコツです。安定かつセキュアに使えるテレビ会議システムは一般的にWeb会議システムより導入コストもかかる上に、一度資産として購入してしまうと、以降は容易に他へ乗り換えられるものではありません。

自社にどのテレビ会議システムが最適なのか、どのような機能やセキュリティを盛り込むべきか、ベンダーと一緒にしっかり考えることが重要です。

そしてNTTビズリンクでは、テレビ会議システムとWeb会議システムをミックスして利用可能な企業向け映像コミュニケーションサービスを提供しています。

「テレビ会議システムの導入にあたり、自社の課題を整理したい」「テレビ会議システムについて、まずはトライアルでどのようなものか試してみたい」といった要望にもお応えできますので、ぜひ一度お気軽にご相談ください。