近年、スピーディかつ低コストで導入できることから、さまざまな業務システムをクラウド型で導入する企業が増えつつあります。映像コミュニケーションの代表的なツールであるWeb会議システムにも同様の傾向が見られ、特に新型コロナウイルス感染拡大の影響で外出自粛要請が発出された際には、スピーディに導入できるクラウド型のWeb会議システムを導入する企業が目立ちました。

一方で、これからWeb会議システムの導入を計画している方の中には、オンプレミス型とクラウド型のどちらを選択するか迷っている方もいらっしゃるのではないでしょうか。

そこで本コラムでは、主にオンプレミス型のWeb会議システムにフォーカスして、メリットやデメリットについて解説します。

　目次
オンプレミス型のWeb会議システムを利用するメリット
オンプレミス型のWeb会議システムを利用するデメリット
セキュリティとアフターサポートを両立したテレビ会議を活用する方法も

オンプレミス型のWeb会議システムを利用するメリット

自社の導入目的に合ったカスタマイズができる

クラウド型のWeb会議システムを選ぶ理由として、導入スピードの速さや初期コストが割安であることなどのメリットが挙げられます。しかし、クラウド型Web会議システムの場合、導入する企業全体のメリットを想定したシステム設計を行っているため、個別の要望に応じてカスタマイズをしてくれるケースは稀です。

そのため「もう少し使いやすくカスタマイズしたい」「自社の業務に合わせて、追加で〇〇の機能を導入したい」などの要望があっても対応してもらえず、業務効率が想定していたように上がらない、場合によってはセキュリティポリシーなどの関連で全く導入ができないといったケースも考えられます。

その点、オンプレミス型のWeb会議システムは導入企業の要望をふまえたカスタマイズがある程度可能です。もちろん、カスタマイズに関しては内容に応じて別途コストが生じることが一般的なため、予算との兼ね合いには注意をはらいましょう。

クラウド型と比べて堅牢なセキュリティを組みやすい

クラウド型のWeb会議システムのメリットとして、多くの企業がインターネット上で利用するシステムに求める一般的なセキュリティ対策が標準で担保されていることが挙げられます。

 
ただし、適用されるセキュリティはあくまでも提供ベンダーの設定したレベルや方法に依存する点を理解しておきましょう。例えば金融機関での導入など、より高いレベルのセキュリティを求められる場面では、クラウド型のWeb会議システムの中にはマッチしないものもあります。

その点、オンプレミス型のWeb会議システムであれば、自社の基準に合わせた要件・仕様にあわせたセキュリティ対策を構築することが可能です。また、必要に応じて社内ネットワークのみを利用してWeb会議を行う仕組みを構築できるため、クラウド型のWeb会議システムと比較して堅牢なセキュリティを組みやすいというメリットが挙げられます。

オンプレミス型のWeb会議システムを利用するデメリット

導入コストが高額となる

前述のとおり、オンプレミス型のWeb会議システムにおけるメリットは、自社の基準に合わせて開発を行うことにより、目的に合ったカスタマイズや高いレベルのセキュリティを構築できることです。

一方で、ベンダーから提供されたシステムをそのまま使うクラウド型と比較すると、自社サーバーの調達やカスタマイズ、構築のためのコストが生じるため、導入費用が高額になりやすいとも言えます。

また、システムの設計・開発に時間を要する分、導入までのスケジュールに余裕を持っておく必要もあるでしょう。

開発後も保守やトラブル対応などにコストがかかる

クラウド型のWeb会議システムであれば、万が一トラブルが発生した際の復旧やメンテナンス対応はベンダー側によって行われます。

しかし、オンプレミス型のWeb会議システムの場合、自社の専任の担当者による保守やトラブル対応が求められるなど、開発後も何かと手をかけなければならない部分があります。サーバーのアップデート作業なども自社で定期的に実施していく必要があります。

そのため、対応な手間や追加のコスト負担を避けるためには、保守やトラブルについてアウトソーシングすることを含めて検討しておくことが重要です。

社外の人とのWeb会議には別のシステムが必要となる

前述のとおり、社内ネットワークを使用して自社のセキュリティ基準に合わせた開発を行うことによって、目的に合ったカスタマイズや高レベルのセキュリティを構築できることが、オンプレミス型のWeb会議システムのメリットです。

しかし、社内ネットワークを利用するということは、社外にいる社員や顧客に同じシステムを使用してもらえないということでもあります。

そのため、導入の仕方によっては社外の人とのWeb会議には別のWeb会議システムを利用せねばならず、結果的にコストが割高となってしまったり、運用が統一できず社内から苦情がでたりなどの事態も起こり得ます。

セキュリティとアフターサポートを両立したテレビ会議を活用する方法も

本コラムで示したような保守やネットワーク面に対する懸念から、オンプレミス型のWeb会議システムの導入を断念する企業は少なくありません。

そこでおすすめしたいのが、Web会議システムと同様に遠隔地の相手と映像を伴った通信が可能なテレビ会議システムです。

テレビ会議システムは任意のネットワーク上で展開できるため、用途に応じて社内ネットワークあるいはインターネット、またはその両方を介して通信できます。加えてファイアウォールなどの設置・PIN（暗証番号）の導入・アクセス制限・権限設定など、企業のニーズや基準に沿ったセキュリティ対策も採用可能です。

PCなどのパーソナル機器を利用するWeb会議と違い、専用機器を利用するため、テレビ会議システムは設置場所以外では通信できない（社外に持ち出せない）という注意点がありますが、機器の保守サービスも受けられ、通信の安定性や操作性も高いため、利用者にとって安心して日々の会議に使えるシステムです。

NTTビズリンクでは、テレビ会議システムとWeb会議システムの良いところをミックスして利用可能な企業向けの映像コミュニケーションサービスを提供しています。ご興味のある方は、ぜひお気軽にお問い合わせください。

また、テレビ会議システムとWeb会議システムについて、選び方のポイントを詳述したダウンロード資料もご用意しています。システム選びの参考に、ぜひこちらもご覧ください。