1.リモート会議の円滑な進行方法

リモート会議を上手に進行するにはいくつかのコツがあります。是非参考にしてみてください。

司会・進行役の明確化

リモート会議の場合はクロストーク（一度に複数の参加者が話をする）を避けることがとても重要です。そのためすべての会議において司会や進行を務める役をはっきりと事前に決めておくと良いでしょう。アサインされた進行役はアジェンダの進行、発言者の指定、決定事項の確認など節目ごとに発言し、進行をリードします。

会議の目的とアジェンダの明確化

会議ではその目的とアジェンダを明確化・共有してからスタートしましょう。会議の開始時に決めなくてはならないゴールや目的を明言するのがお勧めです。リモート会議に限らない話ですが、目的が曖昧だと話がいろいろな方面に脱線することや、無駄に時間が長引いて話の密度が下がるなど会議の生産性が下がる要因になります。目的を明確化してアジェンダを事前に提示した上で、そのアジェンダに沿って進行することで、効率よく無駄なく会議を実施できるようになります。

資料の準備

必ず会議の事前に資料を準備しましょう。

テレビ会議システムやWeb会議システムで資料を共有する場合は、あらかじめ同じ資料をファイルフォルダなどで参加者に提示しておくと良いでしょう。画面上での共有ですと資料のページめくりはプレゼンターに一任されてしまうので、参加者各々が全体像を確認するのに時間がかかる場合があります。

会議の参加者にはそれぞれの資料を共有しておくことで事前に目を通してもらいましょう。会議の場で最初から最後までプレゼンターに説明してもらう手間が省けますし、より深く理解ができます。事前情報がある状態で会議に臨めば本質的なディスカッションや意思決定に注力する事ができます。

議事録担当のアサイン

議事録や議事メモを作成する必要がある場合は、司会・進行役とは別に議事録担当者を事前にアサインしておきましょう。リモート会議においては司会の負担も多く、資料共有やマイクのOn/Offなど、操作も常時それなりに負担がかかりますので、同時に議事模様をメモするのはとても困難です。

2.リモート会議のマナー

リモート会議ならではのマナーも存在します。快適に会議を行うために参加者全員に心がけてほしいいくつかのポイントをここで紹介します。

発言時のマナー

まず、特に社外との会議やあまり普段接していない相手との会議時は、必ず名乗ってから発言すると良いでしょう。対面なら名刺などを眺めながら自然と名前が入ってきますが、リモート時はそうはいきません。

当然ですが、相手の話を途中で遮って発言をするのは控えましょう。また、自分の発言が終了した際には「以上です」など簡単に付け加えるだけでも円滑に会議が進行するようになります。

質問を募る際のマナー

通常会議と同じように「質問はありますか？」と尋ねたのちに「シーン」となってしまうのはリモート会議で良く見る光景です。質問を募ると同時に、「●●さんいかがですか？」など誰かを指定して発言を促すことで、他参加者含めて発言が活性化しやすくなります。

特に司会・進行役になる人は、このマナーをしっかりと習得しましょう。リモート会議では人によって発言数に大きな差がでる場合があります。あまり発言していない人をあえて名指しで意見を求めるなどすることで、意見を出しやすい雰囲気を作ることができます。

マイクOn/Off の徹底

多くのテレビ会議システムやWeb会議は音声を自動的に検知して発言者の映像を最も大きく表示する仕様になっています。そのため、不要に音声を拾ってしまうことで本来の発言者と別の映像にたびたび切り替わってしまうことがあります。

また、会議中にキーボードをパタパタと操作する音などが入ってくると耳障りに感じることもあります。発言をする際にのみマイクをOnにし、それ以外はマイクをOffにしておくことで快適な会議が実施できます。

3.特性をうまく押さえて業務効率向上

ここまで説明したように、リモートで実施する会議には、さまざまなメリットがある反面、リアルに集まる会議と異なる特性があります。この特性にあわせた進行とマナーを参加者が意識することで、無駄なく効率の良い会議実施ができるようになります。ただでさえ移動時間や移動のコストを減らすことができる便利ツールですので、ここで紹介したちょっとしたコツを活用して、一層の業務効率の向上にお役立てください。