ソリューションコラム ソリューションコラム

ビジネスイベントは無料ツールの活用で充分?ウェビナーツール選定時の注意点を解説

従来のイベント運営と比較して、会場費や人件費といったコスト負担が軽減できるといったメリットから、最近では、ウェビナー(オンラインセミナー)を始め、決算説明会や株主総会など多くのビジネスイベントがオンラインで実施されています。

 

こうした中、オンラインイベントの実施にあたっては、ウェビナーツールを導入・利用している企業も少なくありません。その一方で、一口にウェビナーツールと言っても、その機能や価格はさまざまです。そのため、自社のオンラインイベント実施にあたって「どのウェビナーツールを選定したら良いかわからない」という方も多いのではないでしょうか。

 

そこで本記事では、ウェビナーツールを選定する際の注意点について解説していきます。

 

 目次
1.ウェビナーツールとWeb会議ツールの違い
2.無料のウェビナーツールは存在する?
3.ウェビナーツールの特長と選定時の注意点
4.重要なビジネスイベントの実施には、専門家の力を借りることも手段の一つ

 

1.ウェビナーツールとWeb会議ツールの違い

ウェビナーツールとは、ウェビナーを始めとするさまざまなオンラインイベントを支援するツールです。 ウェビナーツールと類似するツールとして、Web会議ツールがあります。ただし、Web会議ツールは少人数の会議で利用することを想定して開発されたサービスが少なくありません。そのため、ウェビナーツールと比較して接続できる人数が少ない傾向にあります。   また、音声や映像を発信するという点においては、Web会議ツールでは参加者全員が音声・映像を発信することができます。それに対しウェビナーツールでは、多人数に向けた配信を想定しているため、一般的には主催者が参加者の発言をコントロールする機能が搭載されています。   ウェビナーツールとWeb会議ツールに共通する機能としては「参加者の入場管理」や「録画」、「チャット」、「アンケート」、「画面共有」、「ホワイトボード」などが挙げられます。さらにウェビナーツールには、参加者から参加費を徴収する「支払い管理機能」のほか、CRM(顧客関係管理)やMA(マーケティングオートメーション)ツールと連携可能なものもあります。 こうした機能を持つウェビナーツールを活用することで、サイト上の顧客行動履歴や過去のイベントへの参加履歴を基に、イベントへの参加が見込める顧客に対して効率的に案内を送付することができるようになります。   また、イベント終了後には、サンクスメールやアンケートの送付とともに、他のイベントや商品の案内をすることも可能です。   以下のコラムでは、ウェビナーツールの機能を解説しています。本コラムと併せてぜひご一読ください。

2.無料のウェビナーツールは存在する?

Web会議ツールの中には、無料版が設けられているサービスも少なくありません。前述した通り、ウェビナーツールとWeb会議ツールの機能は共通するものも多いため、オンラインイベントの中には、無料版のWeb会議ツールを使って実施されているケースも少なくありません。

 

しかし、無料版のWeb会議ツールでは、接続可能な人数や時間、通信の安定さ、サポートの十分さといった点で、ビジネスイベントでの利用には注意が必要です。

具体的には、無料版のWeb会議ツールでは、接続可能な人数が数人から数十人程度、接続可能な時間は一時間未満というケースが多く見受けられます。そのため、無料版のWeb会議ツールでは、ごく短時間の小規模なイベントしか実施することができません。

 

加えて、無料版のWeb会議ツールは通信が不安定になりやすく、場合によってはセキュリティレベルも高くない可能性があります。さらに、問い合わせ対応やトラブル発生時のサポートが迅速に受けられないケースも少なくありません。

 

では、有料版のWeb会議ツールがオンラインイベントに馴染むかと言えば、確かに無料版と比較して接続可能な人数は増えるなど、よりオンラインイベントに対応しやすくはなります。

 

しかし、Web会議ツールはあくまで会議を想定したツールであることから、主催者と参加者が同様の画面を共有してビデオ通話する形となります。そのため、主催者を中心に進行するオンラインイベントにおいてはあまり馴染まないと言えます。

なお、ウェビナーツールにおいては、Web会議ツールのような無料版の提供ではなく、トライアル期間が設けられているサービスが多く見受けられます。

3.ウェビナーツールの特長と選定時の注意点

ウェビナーツールは、前述した通り、主に主催者が参加者に情報発信することを想定したツールです。

接続できる人数は数十人から数百人、ツールによっては数千人から数万人の接続が可能で、接続可能な時間もWeb会議ツールと比較して長い傾向にあります。そのため、ウェビナーツールは、さまざまな規模のイベントに対応することができます。

 

ただし、ツールやプランによって接続可能な人数や時間数は大きく異なり、料金体系も幅広くなっています。そのため、費用対効果を高めるためには、ツールの選定前に自社のイベント計画を立てておき、それに合ったツールやプランを選定することが重要です。

加えて、スムーズなイベント運営を行うためには、次の3つの点にも注意してツール選定することをおすすめします。

 

音声・映像の品質、通信の安定性

雑音や映像の乱れが生じてしまうと参加者がイベントに集中しづらくなります。結果として運営側の伝えたい内容が参加者に十分に伝わらず、場合によっては、参加者が途中離脱してしまうおそれもあります。

せっかく時間をかけて準備してきたイベントが運営側・参加者側ともに不満の残るものにならないよう、ツール選定時には、高品質な音声・映像の提供や安定した通信ができるかどうかを確認しておくことが重要です。

 

セキュリティ対策

ウェビナーツールを活用したビジネスイベントでは、不正アクセスによってイベント進行が妨害されたり、イベントで使用した動画や資料などが不正に取得され、流出してしまったりするケースも想定されます。

万が一、セキュリティ対策の不備によってこうした事故が生じれば、企業のイメージ低下にもつながりかねません。

そのため、ツール選定時には、どのようなセキュリティ対策が講じられているのかを十分に確認する必要があります。

 

映像配信現場におけるサポート体制

有料版のツールやプランであっても、場合によっては、問い合わせ対応やトラブル発生時のサポート対応などが十分でない可能性があります。例えば、問い合わせ窓口が無かったり、問い合わせがメールのみで迅速なサポートが受けられなかったりといったケースが挙げられます。

加えて、ツールを提供している企業が海外の企業であった場合、対応言語に日本語が含まれていないケースも少なくありません。

そのため、ツール選定時には、十分なサポート対応が受けられるかどうかも確認しておくことが重要です。

4.重要なビジネスイベントの実施には、専門家の力を借りることも手段の一つ

このように、イベントの実施においては、音声・映像や通信、セキュリティ対策、サポート体制の質といった点に十分注意しなければなりません。特に、決算説明会や株主総会、製品プロモーションといった、重要なビジネスイベントにおいては、進行がスムーズでなかったり、トラブルへの対応が十分でなかったりすることで、企業やブランドのイメージが損なわれるおそれがあります。

 

そのため、こうした重要なイベントの実施においては、イベント運営や映像配信のノウハウ・経験を豊富にもつ企業をパートナーにすることも有効な手段です。

 

専門家の力を借りることで、イベントのスムーズな進行や、トラブルを想定した防止策の構築、万が一のトラブル発生時の対応など、イベント運営や映像配信にまつわる業務をパートナーに任せつつ、自社のリソースはイベント内容の充実や登壇者のアテンドに注力することができます。

NTTビズリンクでは、遠隔地を高品質・高画質でつなぐ「マネージド映像イベントソリューション」をご提供しています。 さまざまな映像イベントのサポート実績によるノウハウを活かし、お客様のご利用用途やご要望をもとに、最適な実施方法をご提案いたします。

 

イベントの企画から準備、当日のオペレーションまで熟練スタッフがワンストップでサポートいたしますので、株主総会や決算発表、各種説明会、講演、学会などのオンライン実施を検討・予定されている企業・団体様は、お気軽にご相談ください。

 

また、ビジネスユースのオンラインイベント実施にお役立ていただける資料もご用意しております。ぜひご一読ください。

この記事の執筆監修者情報

監修者:エヌ・ティ・ティ・ビズリンク株式会社

NTTビズリンクは、企業向けデータセンターサービスを提供する会社として2001年7月にスタートしました。

その後テレビ会議多地点接続サービス事業などの統合により、お客さまのクラウド・アウトソーシングニーズに応える為に、統合的なICTアウトソーシングビジネスを展開してまいりました。 現在、設立以来培ってきたデータセンターサービスとテレビ会議サービスの運用力を強みとして展開している、Communication&Collaboration Solutionsという新たな事業領域の1つとして、「映像イベント&配信ソリューション」をご提供しております。

所在地:〒112-0002

東京都文京区小石川1丁目4番1号 住友不動産後楽園ビル

会社概要:https://www.nttbiz.com/company/outline/

Communication & Collaboration Solutions
ビデオオンサイトソリューション
映像イベント&配信ソリューション
ヴィジュアルコラボレーションソリューション
コンタクトセンターソリューション
トータルインフラストラクチャーソリューション
Data Center Integrated Solutions
データセンターインテグレーテッドソリューション
採用情報
採用メッセージ
新卒採用
社会人採用
働き方・各種制度
社員インタビュー
会社情報
会社概要
トップメッセージ
事業概要
企業理念
社会課題への​取り組み​
沿革
組織図
決算公告
アクセス
ニュース&トピックス
一覧
工事/故障情報
サポート
約款集
ご相談・お問い合わせ
サービスに関するご相談・お問い合わせ
資料ダウンロード
デモのお申込み
トライアルのお申込み
資料送付のご依頼
その他お問い合わせ
サイトマップ