1.ウェビナーツールとWeb会議ツールの違い

2.無料のウェビナーツールは存在する？

Web会議ツールの中には、無料版が設けられているサービスも少なくありません。前述した通り、ウェビナーツールとWeb会議ツールの機能は共通するものも多いため、オンラインイベントの中には、無料版のWeb会議ツールを使って実施されているケースも少なくありません。

しかし、無料版のWeb会議ツールでは、接続可能な人数や時間、通信の安定さ、サポートの十分さといった点で、ビジネスイベントでの利用には注意が必要です。

具体的には、無料版のWeb会議ツールでは、接続可能な人数が数人から数十人程度、接続可能な時間は一時間未満というケースが多く見受けられます。そのため、無料版のWeb会議ツールでは、ごく短時間の小規模なイベントしか実施することができません。

加えて、無料版のWeb会議ツールは通信が不安定になりやすく、場合によってはセキュリティレベルも高くない可能性があります。さらに、問い合わせ対応やトラブル発生時のサポートが迅速に受けられないケースも少なくありません。

では、有料版のWeb会議ツールがオンラインイベントに馴染むかと言えば、確かに無料版と比較して接続可能な人数は増えるなど、よりオンラインイベントに対応しやすくはなります。

しかし、Web会議ツールはあくまで会議を想定したツールであることから、主催者と参加者が同様の画面を共有してビデオ通話する形となります。そのため、主催者を中心に進行するオンラインイベントにおいてはあまり馴染まないと言えます。

なお、ウェビナーツールにおいては、Web会議ツールのような無料版の提供ではなく、トライアル期間が設けられているサービスが多く見受けられます。

3.ウェビナーツールの特長と選定時の注意点

ウェビナーツールは、前述した通り、主に主催者が参加者に情報発信することを想定したツールです。

接続できる人数は数十人から数百人、ツールによっては数千人から数万人の接続が可能で、接続可能な時間もWeb会議ツールと比較して長い傾向にあります。そのため、ウェビナーツールは、さまざまな規模のイベントに対応することができます。

ただし、ツールやプランによって接続可能な人数や時間数は大きく異なり、料金体系も幅広くなっています。そのため、費用対効果を高めるためには、ツールの選定前に自社のイベント計画を立てておき、それに合ったツールやプランを選定することが重要です。

加えて、スムーズなイベント運営を行うためには、次の3つの点にも注意してツール選定することをおすすめします。

音声・映像の品質、通信の安定性

雑音や映像の乱れが生じてしまうと参加者がイベントに集中しづらくなります。結果として運営側の伝えたい内容が参加者に十分に伝わらず、場合によっては、参加者が途中離脱してしまうおそれもあります。

せっかく時間をかけて準備してきたイベントが運営側・参加者側ともに不満の残るものにならないよう、ツール選定時には、高品質な音声・映像の提供や安定した通信ができるかどうかを確認しておくことが重要です。

セキュリティ対策

ウェビナーツールを活用したビジネスイベントでは、不正アクセスによってイベント進行が妨害されたり、イベントで使用した動画や資料などが不正に取得され、流出してしまったりするケースも想定されます。

万が一、セキュリティ対策の不備によってこうした事故が生じれば、企業のイメージ低下にもつながりかねません。

そのため、ツール選定時には、どのようなセキュリティ対策が講じられているのかを十分に確認する必要があります。

映像配信現場におけるサポート体制

有料版のツールやプランであっても、場合によっては、問い合わせ対応やトラブル発生時のサポート対応などが十分でない可能性があります。例えば、問い合わせ窓口が無かったり、問い合わせがメールのみで迅速なサポートが受けられなかったりといったケースが挙げられます。

加えて、ツールを提供している企業が海外の企業であった場合、対応言語に日本語が含まれていないケースも少なくありません。

そのため、ツール選定時には、十分なサポート対応が受けられるかどうかも確認しておくことが重要です。

4.重要なビジネスイベントの実施には、専門家の力を借りることも手段の一つ

このように、イベントの実施においては、音声・映像や通信、セキュリティ対策、サポート体制の質といった点に十分注意しなければなりません。特に、決算説明会や株主総会、製品プロモーションといった、重要なビジネスイベントにおいては、進行がスムーズでなかったり、トラブルへの対応が十分でなかったりすることで、企業やブランドのイメージが損なわれるおそれがあります。

そのため、こうした重要なイベントの実施においては、イベント運営や映像配信のノウハウ・経験を豊富にもつ企業をパートナーにすることも有効な手段です。

専門家の力を借りることで、イベントのスムーズな進行や、トラブルを想定した防止策の構築、万が一のトラブル発生時の対応など、イベント運営や映像配信にまつわる業務をパートナーに任せつつ、自社のリソースはイベント内容の充実や登壇者のアテンドに注力することができます。