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ウェビナーツールとは?機能やビジネスにおける利用用途を解説

感染症拡大の影響を受け、決算説明会や株主総会などのビジネスイベントをオンライン開催する企業が増えつつあります。

 

そして最近では、を始めとするさまざまなベンダーから、オンラインイベントの実施を支援するウェビナーツールが提供されています。企業がウェビナーツールを活用することで、イベントそのものはもちろん、事前の集客や参加受付、事後の参加者へのフォローまで効率的に行うことができます。

 

そこで本記事では、これからオンラインイベントの実施を考えている方やウェビナーツールを検討している方に向けて、ウェビナーツールの機能や利用用途、ツール選定時の注意点について解説していきます。

 

 目次
1.オンラインイベントを実施するメリット
2.オンラインイベントで利用されるウェビナーツールとは?
3.ビジネスにおけるウェビナーツールの活用例
4.ウェビナーツール選定時の注意点
5.重要なオンラインイベントでは映像配信専門のサービス利用も視野に

 

1.オンラインイベントを実施するメリット

イベントをリアルで実施した場合

イベントをリアルで実施する場合、数十名から数百名の参加者を収容できる会場探しが必要です。加えて、会場の規模や参加者の人数に応じて、スタッフの手配も必要になります。このように、規模の大きな会場や多数のスタッフを手配するためには、多くのコストがかかります。さらに、スタッフの交通費も勘案しなければなりません。

 

また、会場設営や参加者の受付、案内、後片付けといったスタッフの業務負担についても、会場の規模やイベントの参加者数に比例して大きくなります。さらに最近では、感染症予防対策の必要性もあることから、スタッフの行うべき業務負担は従来と比較して、より大きくなっていると言えます。

 

イベントをオンラインで実施する場合の運営側のメリット

一方で、イベントをオンラインで実施する場合は、リアルで実施する場合に比べてコスト・業務負担を軽減することができます。

 

オンラインイベントでは参加者は会場に赴く必要がないため、従来よりも規模の小さな会場、少ない人数のスタッフで実施することが可能です。そのため、会場の利用料も従来と比較して低くなり、人件費や交通費の負担も軽減します。

 

また、業務面においても、会場規模の縮小により入場受付や案内、感染症予防対策といった参加者に関わる業務が削減できるとともに、会場設営や片付けの範囲も小さくなります。

 

このほかにも、オンラインイベントの実施には、地域を問わず広く参加者を募ることができるというメリットもあります。イベント参加者がより多く集まれば、企業やブランド、商品の認知度向上にもつながります。

 

イベントをオンラインで実施する場合の参加者側のメリット

オンラインイベントの実施は、参加者にとってもさまざまなメリットがあります。

 

例えば、オンラインイベントにおいては、参加者はインターネット回線とPC・スマートフォンといったデバイスがあれば、どこからでも参加することが可能です。そのため、参加者の移動にまつわるコストと時間を削減することができます。

 

このほかにも、オンライン参加によって感染症リスクの軽減できることや、従来のイベントと比べてより気軽に参加できるといったメリットもあります。

オンラインイベント実施のメリット

運営側 ■コストの削減(会場費、人件費、交通費など)
■業務負担の軽減(会場設営、受付、感染症予防対策など)
■参加者の増加とそれによる認知度の向上
参加者側 ■移動時間の削減
■コストの削減(交通費)
■感染症リスクの軽減
■従来よりも気軽に参加できる

2.オンラインイベントで利用されるウェビナーツールとは?

オンラインイベントの中には、ウェビナーツールを利用して実施されているものも少なくありません。ウェビナーツールとは、ウェビナー(オンラインセミナー)をはじめとするオンラインイベントの運営をサポートするツールのことです。利用料は品質や機能、サポートの有無などによって異なりますが、概ね1ヶ月あたり数千円から数万円程度です。

 

ウェビナーツールには、主に次のような機能を搭載しています。

 

・参加者管理

・記録(録画)

・画面共有

・スライドの投影

・ホワイトボード

・チャット

・挙手

・アンケート、投票

 

参加者管理や録画機能では、運営側が参加者の承認・出席確認をしたり、イベント内容を録画して後から欠席者などにイベント内容を共有したりすることができます。また、画面共有やスライド、ホワイトボード、アンケートなどの機能を使えば、参加者が内容を理解しやすくなり、併せてアンケート機能を使用することで、参加者の理解度や満足度を確認することも可能です。

3.ビジネスにおけるウェビナーツールの活用例

今日では、こうした多彩な機能を持ったウェビナーツールを使って、さまざまなビジネスイベントが実施されています。ここではウェビナーツールの利用例を「社内向け用途」と「社外向け用途」に分けて紹介していきます。

 

社内向け用途のウェビナーツール活用例

ウェビナーツールを使った社内向けの代表的な用途としては、社員研修や勉強会があります。

 

ウェビナーツールの挙手機能やチャット機能を使うことで、主催者側は参加者の理解度を確認しながら進行することができ、参加者から送られた質問に対しても、優先順位をつけて効率よく対応することができます。また、ホワイトボード機能を使うことでワークショップ型の研修を実施することも可能です。視聴型の研修と比べてよりアクティブな研修となるため、参加者の理解度が深まるとともに、満足度の向上にもつながります。

 

このほかにもウェビナーツールは、社内コンテストや社員表彰、期初や年始などに実施される社長講話などでも利用されています。

 

社外向け用途のウェビナーツール活用例

社外向けの代表的な利用用途としては、ツールの名称にもある通り、ウェビナーを挙げることができます。

 

近年では、オンラインで実施することによるコスト負担の軽減などから、リード(見込み客)の獲得を目的としてウェビナーを実施する企業が増えつつあります。ウェビナーツールの中にはMA(マーケティングオートメーション)ツールやCRM(顧客関係管理)ツールと連携できるものもあり、こうしたツールを使うことで、イベントの案内や集客、イベント後の製品案内や商談をスムーズに行うことができます。

 

ウェビナーのほか、新製品発表会や記者会見、株主総会、決算説明会、企業説明会など、さまざまなIRPRイベントでウェビナーツールが利用されています。

4.ウェビナーツール選定時の注意点

このように、ウェビナーツールの機能を活用することで、多様なイベントをオンラインで実施することができます。その一方で、ツールやプランによっては、不具合などのトラブル発生時にチャットや電話での問い合わせができないなど、迅速なサポートが受けられないケースもあるので注意が必要です。

 

こうしたケースは無料のウェビナーツールやプランに多く見られますが、有料版であってもプランによっては同様に迅速なサポートが受けられないケースがあります。また、国外の企業が提供しているウェビナーツールの中には、海外のオペレーターが対応することから日本語に対応していないケースもあります。そのため、ウェビナーツールを選定する際には、機能面だけでなくサポート体制も自社にとって十分かどうかをよく確認する必要があります。

5.重要なオンラインイベントでは映像配信専門のサービス利用も視野に

決算説明会や株主総会、製品のプロモーションといった社外向けのイベントにおいては、企業やブランドのイメージを維持・向上させるためにも、イベントの内容をより充実させて、参加者の満足度を上げる必要性があることは言うまでもありません。

 

加えて、イベント進行がスムーズでなかったり、音声・映像の質が悪いなどの不備やトラブルがあったりすることで、企業イメージを低下させてしまうおそれがあることも考えておく必要があります。

 

こうした場合に備えて、自社にとって重要なイベントの実施においては、映像配信についての専門的な知見や豊富なイベントサポート経験を持った企業をパートナーにすることも視野に入れておきたいところです。映像配信にまつわる業務をパートナーに任せることで、自社のリソースはイベントの内容に集中させることができます。

 

※記載の会社名・製品名は各社の商標または登録商標。

NTTビズリンクでは、遠隔地を高品質・高画質でつなぐ「マネージド映像イベントソリューション」をご提供しています。 さまざまな映像イベントのサポート実績によるノウハウを活かし、お客様のご利用用途やご要望をもとに、最適な実施方法をご提案いたします。

 

イベントの企画から準備、当日のオペレーションまで熟練スタッフがワンストップでサポートいたしますので、株主総会や決算発表、各種説明会、講演、学会などのオンライン実施を検討・予定されている企業・団体様は、お気軽にご相談ください。

 

また、ビジネスユースのオンラインイベント実施にお役立ていただける資料もご用意しております。ぜひご一読ください。

この記事の執筆監修者情報

監修者:エヌ・ティ・ティ・ビズリンク株式会社

NTTビズリンクは、企業向けデータセンターサービスを提供する会社として2001年7月にスタートしました。

その後テレビ会議多地点接続サービス事業などの統合により、お客さまのクラウド・アウトソーシングニーズに応える為に、統合的なICTアウトソーシングビジネスを展開してまいりました。 現在、設立以来培ってきたデータセンターサービスとテレビ会議サービスの運用力を強みとして展開している、Communication&Collaboration Solutionsという新たな事業領域の1つとして、「映像イベント&配信ソリューション」をご提供しております。

所在地:〒112-0002

東京都文京区小石川1丁目4番1号 住友不動産後楽園ビル

会社概要:https://www.nttbiz.com/company/outline/

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