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株主総会はオンラインで実施する時代? ビジネスイベントをオンラインで実施するポイントと注意点まとめ

近年、リモートワーク需要の高まりや新型コロナウイルス感染などの感染症予防の観点から、イベントのオンライン化が浸透しています。こうした中で、ビジネスユースのイベントもオンラインで実施されるケースが増えつつあります。

 

大型会場の不要やそれに伴うスタッフ数の削減といった運営コストの低減だけでなく、より遠方にいる人の参加によるリーチ層の拡大など、イベントのオンライン実施は企業にとって多くのメリットがあることも実施増加の要因の一つと言えるでしょう。

 

その一方で、IRPRイベントなど、ビジネスユースでのイベントは、企業価値に直結するケースが少なくないため、不具合やトラブルに対してはより慎重にならなければなりません。

 

そこで本記事では、株主総会・オンラインプロモーションを始めとするビジネスユースのオンラインイベントの、実施ポイントや注意点について解説していきます。

 

 目次
1.経済産業省がバーチャル株主総会の実施ガイドラインを発表。オンラインのみの株主総会も実施可能に。
2.オンライン株主総会の実施に必要な準備
3.株主総会などのビジネスイベントをオンライン配信する上でのポイントと注意点
4.イベントの映像配信には専門サービスを利用するのも手

 

1.経済産業省がバーチャル株主総会の実施ガイドラインを発表。オンラインのみの株主総会も実施可能に。

経済産業省は20202月、「ハイブリッド型バーチャル株主総会の実施ガイド(1)」(以下「実施ガイド」という。)を公表しました。これによって、株主などがリアル会場に加えて、オンラインでも参加・出席ができるハイブリッド型バーチャル株主総会について、実施する際の法的・実務的論点と、その具体的な取り扱いが明らかにされました。

 

その一方で、従来の会社法で「株主総会を招集する場合には、株主総会の『場所』を定めなければならない」と規定されていることから、株主総会の招集には株主などが物理的に入場できる場所で実施する必要があり、リアル会場を伴わないオンライン実施のみの「バーチャルオンリー株主総会」は開催不可能でした。

 

そこで経済産業省は、株主総会の活性化・効率化・円滑化と産業競争力の強化の観点から、20216月に「産業競争力強化法にもとづく場所の定めのない株主総会 制度説明資料(2)」を公表しました。これによって、産業競争力強化法において、会社法の特例としてバーチャルオンリー株主総会の実施を可能にする「場所の定めのない株主総会」に関する制度が創設され、経済産業大臣および法務大臣の確認を受けるなどの条件を満たした上場会社がバーチャルオンリー株主総会を開催できるようになりました。

 

こうした国の後押しによって株主総会のオンライン開催が進むことで、今後ますます企業の競争性向上や投資家市場の活性化が期待されています。

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■3種類のバーチャル株主総会

ハイブリッド

”参加型”

ハイブリッド

”出席型”

バーチャルオンリー型
実施形式 リアル会場の実施+オンライン配信 リアル会場の実施+オンライン配信 オンライン配信のみ
バーチャル参加者の取り扱い 会社法上の「出席」にあたらない 会社法上の「出席」にあたる 会社法上の「出席」にあたる
質問 ×

(企業によって異なる)

(企業によって異なる)

当日の議決権行使 ×

(企業によって異なる)

(企業によって異なる)

開催のための条件

・上場会社であること
・省令要件(1)該当性について経済産業大臣および法務大臣の「確認」を受けること(2)
・定款の定めがあること(3)
・招集決定時に省令要件に該当していること(4)

1:産業競争力強化法66条1項・2項、省令1条・2条

以下のいずれにも該当するものであること。

(i) 通信の方法に関する事務((ii)(iii)の方針にもとづく対応に係る事務を含む。)の責任者の設置。

(ii) 通信の方法に係る障害に関する対策についての方針の策定。

(iii) 通信の方法としてインターネットを使用することに支障のある株主の利益の確保に配慮することについての方針の策定。

(iv) 株主名簿に記載・記録されている株主の数が100人以上であること。

2:両大臣の確認に関する手続は、事前相談、正式申請、両省における審査、確認書の交付の流れ。

3:株主総会を場所の定めのない株主総会とすることができる旨の定款の定め。定款の定めを設けるためには、株主総会の特別決議による定款変更が必要。ただし、施行後2年間は、(※1)の確認を受けた上場会社については、定款の定めがあるものとみなすことができる。

4:確認時に加えて、場所の定めのない株主総会の招集決定時に、省令要件に該当している必要がある。この時点での省令要件該当性については、招集決定者において確認することとなる。

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出典:「ハイブリッド型バーチャル株主総会の実施ガイド」(経済産業省)

https://www.meti.go.jp/press/2019/02/20200226001/20200226001.html

出典:「場所の定めのない株主総会(バーチャルオンリー株主総会)に関する制度」(経済産業省)

https://www.meti.go.jp/policy/economy/keiei_innovation/keizaihousei/virtual-only-shareholders-meeting.html

2.オンライン株主総会の実施に必要な準備

ここからは、バーチャル株主総会に必要な準備や注意点について紹介します。

 

オンライン配信に必要な準備

株主総会のオンライン実施にあたっては、リアル実施の準備に加えて次のような準備が必要です。

・撮影および配信機材(カメラ、マイク、スイッチャー、ミキサー、PC、照明など)

・インターネットなどの通信環境

・株主など、適切な参加者だけが閲覧できる配信システム

・セキュリティ対策(サイバー攻撃やなりすまし対策)

 

こうした配信のための機材・システムに加えて、実施する株主総会の内容(議決権行使や質疑応答の有無、動議の取り扱いなど)によっては、それらを実現するシステムも必要になります。

 

招集通知の送付、開催の案内

イベントをオンライン化した場合、株主を含む参加者への招集通知や開催案内には、通常の株主総会の日時や場所、議題、参考資料などに加えて、次の内容も通知する必要があります。

・バーチャルで参加および出席する場合のID・パスワードやURL

・議決権行使や質問、動議に関するルール

・通信障害などのトラブル発生時の対応

・株主総会をオンライン配信する旨の告知

 

特に、リアル出席とバーチャル出席とで質問の可否や動議の取り扱いなどが異なる場合は、トラブルを防ぐためにも、その違いについてしっかりと明記しておきましょう。

3.株主総会などのビジネスイベントをオンライン配信する上でのポイントと注意点

冒頭でも述べたように、不具合やトラブルの発生は企業価値に直結するおそれがあるため、できる限りの対策を講じておくことが重要です。

 

途切れさせない通信品質

オンライン配信で起こりやすいトラブルとして通信障害が挙げられます。特にインターネットを利用した配信の場合、アクセスの集中などから通信が途切れてしまい、参加者にストレスを与えてしまうケースも少なくありません。

 

こうしたケースを防ぐためにも、専用のネットワーク利用や、通信障害に備えてネットワークを二重化するなどの対策をしておくことが重要です。

 

ビジネスレベルの映像・音声

また、見えづらい・聞きづらい配信は参加者の離脱につながるおそれがあることから、映像や音声の品質への配慮も必要です。

 

そのため、カメラや音響機材などの選定時には、ビジネスユースに適した画質や音質が提供できるかどうかを確認しましょう。

 

熟練したスタッフ

さらに、魅力的かつスムーズなイベント進行のためには、カメラ・照明・音響といった機材の操作はもちろん、万が一のトラブル発生時にも即時対応できる体制を整えておく必要があります。

 

特にイベント進行など現場の動きに合わせて最適な行動を取ることのできる、経験豊富なスタッフの存在は欠かせません。

4.イベントの映像配信には専門サービスを利用するのも手

このように、オンラインイベントの成功には、適した機材の選定や操作、熟練スタッフの手配が重要です。しかし、自社のリソースだけでそれらすべてを行うことは容易ではありません。

 

イベントの運営・進行は、イベント企画会社に依頼するケース、自社の総務やIR担当が担うケースなど、企業によってそれぞれ異なります。一方で、オンラインイベント、特にIRPRといった企業価値に直結する社外向けのイベントの場合には、イベントの事前準備からリハーサル、本番、万が一のトラブル対応までサポートしてもらえることから、映像配信専門の業者やサービスを利用するケースが少なくありません。

 

しかし、業者・サービスによっては対応していないサポートもあるため、これらの選定の際には、どんなサポートが受けられるのかを十分に確認しましょう。また同時に、イベント成功のためには業者の経験値も重要な要素であるため、他社のサポート実績や、熟練スタッフの担当が可能かといった確認を行うことも重要です。

NTTビズリンクでは、遠隔地を高品質・高画質でつなぐ「マネージド映像イベントソリューション」をご提供しています。 さまざまな映像イベントのサポート実績によるノウハウを活かし、お客さまのご利用用途やご要望をもとに、最適な実施方法をご提案いたします。

 

イベントの企画から準備、当日のオペレーションまで熟練したスタッフがワンストップでサポートいたしますので、株主総会や決算発表、各種説明会、講演、学会などのオンライン実施を検討・予定されている企業・団体さまは、お気軽にご相談ください。

 

また、ビジネスユースのオンラインイベント実施にお役立ていただける資料もご用意しております。ぜひご一読ください。

この記事の執筆監修者情報

監修者:エヌ・ティ・ティ・ビズリンク株式会社

NTTビズリンクは、企業向けデータセンターサービスを提供する会社として2001年7月にスタートしました。

その後テレビ会議多地点接続サービス事業などの統合により、お客さまのクラウド・アウトソーシングニーズに応える為に、統合的なICTアウトソーシングビジネスを展開してまいりました。 現在、設立以来培ってきたデータセンターサービスとテレビ会議サービスの運用力を強みとして展開している、Communication&Collaboration Solutionsという新たな事業領域の1つとして、「映像イベント&配信ソリューション」をご提供しております。

所在地:〒112-0002

東京都文京区小石川1丁目4番1号 住友不動産後楽園ビル

会社概要:https://www.nttbiz.com/company/outline/

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