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ウェビナーの上手な活用方法とは?特長や機能について解説します!

高速インターネット回線の普及によって高画質・高音質なウェビナーの開催が簡単になりました。本稿ではウェビナーについて詳しく解説します。

 

 目次
1.ウェビナーとは?まずは定義を確認
2.ウェビナーの配信方式を解説
3.ウェビナーのメリットとデメリット
4.ウェビナーツールの機能まとめ
5.ウェビナーの費用相場とオフラインセミナーより安い理由
6.費用を抑えてウェビナーを開催するポイント
7.ウェビナーを選ぶ際に注意すべきポイント

 

1.ウェビナーとは?まずは定義を確認

ウェビナーとはWebセミナーやオンラインセミナーを意味します。本来はウェブ(Web)とセミナー(Seminar)を組み合わせた造語でしたが、音が詰まって別の単語のようになりました。

 

出席者がほぼ対等で何らかの意思決定を目的とする会議とは違い、メインの配信者がほぼ一方的に多数の視聴者に向けて知識・ノウハウの伝授を行うのがセミナーです。

 

ただし完全に一方的というわけではありません。配信者側がリアルタイムでアンケートを募り、視聴者側からチャットを使って質問をすることも可能なので、リアルタイムに寄せられる視聴者の反応を見ながら講義ができるのです。

 

なお、何らかの学習に特化したウェビナーをeラーニングと呼ぶこともあります。1対多数で知識・ノウハウを伝授する点で共通点があり、そのシステムもほとんど同じです。

 

ただし、eラーニングの場合は必ずしもリアルタイムのセミナーだけではなく、録画した動画を見て学習するケースも含まれます。言葉を厳密に定義するのなら生放送のeラーニングがウェビナーの形態をとっているので、学習内容ではなくリアルタイム性に違いがあるのです。

 

2.ウェビナーの配信方式を解説

ウェビナーの多くはSaaS型(Software as a Service)で提供されます。SaaS型とはクラウド型とも呼ばれ、サービス提供会社が管理するサーバーにアクセスして使うサービスです。

 

参加人数の上限が少ないビデオ会議システムに多いオンプレミス型の場合は、専用設備を設置して使うので、機器がある場所でしか参加できませんが、SaaS型の場合はサービス提供会社のアカウントを作成して契約さえすれば、どこからでも指定のWebサイトにログインして配信できます。

 

インターネット回線とマイク・スピーカー・Webカメラさえあれば良いので非常に手軽なシステムだといえるでしょう。

 

もっとも身近なウェビナーのモデルはYouTubeの生放送、YouTubeライブです。ユーチューバーがYouTubeで生放送する仕組みは基本的にはウェビナーツールと同じで、限定公開をすれば放送のURLを知らない人に見られることはありません。

 

ウェビナーのシステムはすでに確立されており、あとはクオリティとコスト、周辺機能が重要になっているのです。

 

ウェビナーの配信方式を解説

 

3.ウェビナーのメリットとデメリット

ウェビナーのメリットは何といっても移動とお金の問題を解決できる点にあります。50人、100人を相手にセミナーを開催しようとしたら会場の手配や入場整理、後片付け、移動、セミナー料金の決済など相当な手間がかかります。まず一人では捌き切れないので専門の業者やアルバイトを雇うことになるでしょう。

 

参加者側も会場へ移動する時間的・金銭的コストがかかるので、参加したくてもできないケースが多いです。

 

ところがウェビナーなら日時とURLさえ指定すれば会社の会議室どころか自宅からでもセミナーが開催できます。入場整理や事前準備、後片付けは必要ありません。事前にチケットを販売するのならペイパルなど別の決済サービスを使えば受付も必要ないのです。

 

参加可能人数はウェビナーシステム提供企業のプランによりますが数百人規模でも対応可能ですし、もちろん参加者は自宅からでも参加可能です。

 

まさに理想の環境だと言えるでしょう。

 

ただし、デメリットがないわけではありません。ウェビナーが生のセミナーと比べてどうしても再現できないのは会場の臨場感です。わざわざ会場に足を運び、講師とリアルで相対してこそ伝わる情報はあるものです。

 

お金と時間をかけるからこそやる気になる、というケースは多いのです。特にモチベーションアップセミナーなどはどうしても講師のパワーが動画では十分に伝わりません。

 

また簡単に参加できるということは簡単に止められるということです。知識・ノウハウの伝授を受けるに際して自宅でダラダラと適当に別のことをしながら視聴するなど真剣さが欠ける危険があります。もちろん家事をしながら、育児をしながら学習できるメリットは大きいですが、集中力に欠ける点は否めません。

 

ウェビナーは講師側も参加者も場の空気を共有しづらい欠点があるので、講師と観客の相互作用が弱くなってしまうのです。

 

以上、デメリットについても紹介しましたが、あり余るメリットに比べれば些細なものと感じるかもしれません。人として対面でないと大事なことが伝わらないからウェビナーはやらない、というのであれば、あまりにももったいない選択だと言えるでしょう。

 

ウェビナーのメリットとデメリット

 

4.ウェビナーツールの機能まとめ

ウェビナーツールは提供企業によってそれぞれ異なります。しかし何ができるのかあらかじめ把握しておく事で複数のサービスを比較しやすくなります。

下記の機能について順番に紹介します。

 

  • ・リアルタイムの動画・音声配信
  • ・参加者側からのQ&Aなどに使えるチャットフォーム
  • ・スマホ対応
  • ・録画機能
  • ・アンケート機能
  • ・会員(参加者)管理
  • ・サービス窓口(使い方のサポート)

 

まず大前提がリアルタイムの動画・音声配信ですが、重要なのは画質・音質・遅延の大きさです。問題がシステムにあるのか、PCのスペックにあるのか、こちら(配信側)の回線にあるのか、視聴者の回線にあるのか切り分けが難しいですが、ウェビナーを見ていて動画がカクカクしたり音ズレしているようなシステムはお勧めできません。

 

チャットフォームはほとんどすべてのウェビナーシステムに付属しているので、あまり使い勝手に差はないでしょう。ただし打ち込んだ情報をウェビナー終了後にも残しておけるか、という点が差別化ポイントです。

 

スマホ(モバイル)対応も一般的になりました。安定性とセキュリティを重視するオンライン会議システムはともかく、専用機器しか使えないというウェビナーシステムはありません。パソコン、スマホ、タブレットのスペックは必要ですが大抵はどの機器でも送受信可能です。

 

録画機能は重要ですが、基本無料のシステムの場合、課金しないと使えないケースが多いですが、月額課金のシステムなら最初から備わっています。セミナー後、参加者全員に動画を配信する場合やアーカイブとしてサイト掲載する場合などは必須となります。

 

アンケート機能も録画機能と同様です。音声・動画の配信がメイン機能であり、その他機能はある意味ではぜいたく品なのでオプション扱いとなります。社内セミナーの場合は社内メールなどで代用することもできるので必要に応じて活用してください。

 

会員管理機能は多人数のウェビナーを行う場合は特にあった方が良いですが、参加者をリストとして管理し、継続的に接触を持つのなら絶対に必要です。無料ウェビナーの後でメールなどで商材の売り込みやアフターフォローをするのなら絶対に必要な機能だと言えるでしょう。逆に社内セミナーであれば出席をとりたいなど、特別な理由がない限りは不要です。

 

サービス窓口は非常に重要です。グローバル展開している企業のウェビナーツールには安いものも多いですが、国内企業のような手厚いサポートは期待できません。基本的にはヘルプ欄を見て自己解決するか、問い合わせメールでの対応となります。操作方法の詳しいレクチャーを受けたいのであれば、窓口業務の充実しているサービスを選ぶべきです。

 

以上が基本的なウェビナーツールの機能となります。他にも撮影用スタジオの手配をしてくれるなど企業によってさまざまなサービスがあるので、チェックしてみると良いでしょう。

 

ウェビナーツールの機能まとめ

 

5.ウェビナーの費用相場とオフラインセミナーより安い理由

ウェビナーの相場はさまざまなので一概にはいえません。しかし費用を左右する最大の要因が参加人数と配信時間である点は共通しています。

 

参加者が数人程度、数十分以内であれば無料というSaaS型のウェビナーでも、参加者が300人や数千人となるとどうしても課金は必要になります。

 

相場はさまざまですが、最安値だと少人数の利用なら時間無制限で無料。あるいは月額3,000円程度で数百人のウェビナー開催が可能です。

 

では最高値はいくらかというと参加人数によって都度課金するシステムのため、ひと月ではなく、1回数万円が必要です。ただし月額3万円程度+基本参加人数の超過分に応じて従量課金、月額3万円程度+時間帯指定で使い放題というプランもあります。

 

参加人数と配信時間によって異なりますが、ボリュームゾーンは月額数千円程度だと言えるでしょう。

 

しかし月額1万円であってもオフラインセミナーに比べれば圧倒的な安さだと言えます。

 

東京で席数30程度の貸会議室でも1時間1,000円はかかりますし、2時間のセミナーをするのなら準備と撤収を合わせて3時間は借りておかなければトラブルになるでしょう。またプロジェクターやスクリーンが有料の会場もあるので、細々した費用も考慮しておく必要があります。当然のことながら月額課金ではなく都度課金なので、回数が増えれば費用も増えていきます。

 

しかも参加人数が増えると収容できる会場自体が限られてくるのと同時に、時間を刻んで借りられなくなります。例えば300人レベルの会場だと5時間使用で30万円といった具合になるので一気に会場費用が跳ね上がります。しかも会場自体の数が少ないのでスケジュールを抑えるのも難しくなるのです。

 

上記は主催者側の問題ですが、コストを払うのは主催者だけではありません。参加者側も交通費だけでなく移動時間という無形のコストを払っています。自宅のパソコンやスマホから参加できるウェビナーは経済的にも時間的にも、主催者・参加者の双方のコスト削減ができるのです。

 

ウェビナーの費用相場とオフラインセミナーより安い理由

 

6.費用を抑えてウェビナーを開催するポイント

ウェビナーを開催する場合、必要なコストは2点に絞られます。

 

一つがこれまで紹介してきたシステム関係の使用料です。ただし数百人が参加してもせいぜい数千円なので、最大のコストセンターではありません。定期的に行う社内のセミナーを安くしたいというのであっても同様です。

 

また自分が講師をするのではなく外部に依頼する場合には礼金が必要になりますが、よほど高名な先生を呼ばない限りは数万円程度で済むでしょう。

 

つまり最も費用がかかるのはウェビナーの開催に関係するポイントではありません、集客です。どうやってウェビナーを告知して参加者を集めるか、という点が最重要課題となります。

 

最も経済的コストが安い集客方法はSNSです。TwitterやFacebookページなどで定期的に有益な情報発信をしてフォロワーを増やしておけば、ただ告知するだけで参加者は集まってくるでしょう。同様にYouTubeも非常に有益です。経済的コストはほとんど不要ですが、常日頃から時間・労力を注いでいるからこそファンが獲得できるのです。

 

しかし何も準備がない状態から集客するとなると、リスティング広告を打つしかありません。参加者一人獲得するのにどれだけコストがかかるか定かではありませんが、効率は非常に悪いです。

 

例えば特定業種に向けた集客の例として、無料のホワイトペーパーを1つダウンロードしてもらうのに1万円近いコストがかかりますし、無料のウェビナー参加であっても同様のコストがかかる可能性は高いです。

 

低コストでウェビナーを開催するのなら、社内向けなのか社外向けなのかはっきりさせた上で、システムや集客活動を行いましょう。

 

費用を抑えてウェビナーを開催するポイント

 

7.ウェビナーを選ぶ際に注意すべきポイント

 

ウェビナーシステムは数多くありますが、システムを選ぶ前に求める条件を明確化しておきましょう。

  • ・社内向けなのか社外向けなのか?
  • ・頻繁に行うのか?
  • ・参加人数は何人なのか?
  • ・参加者に課金は必要か?
  • ・セミナー動画を録画しておく必要があるのか?
  • ・アンケートやチャットなど双方向性はどれくらい必要か?

 

上記の項目を明確化しておけば間違ったシステム選びをすることはありません。

 

社内向け、かつ5人程度であれば無料で使えるSkypeで十分ですし、数十人になればZoomが良い、動画を残しておきたいのなら課金しよう、といった具合にさまざまな条件を考慮して選択するのです。

 

2020年時点ではオンライン会議やウェビナーのシステムは相当に洗練されており、低コストで誰でも簡単に使えます。

 

ウェビナー自体のイメージが曖昧だから基準がない、という方は最初に無料のシステムを使って色々と試してみると良いでしょう。

 

自分に必要な仕様が見えてくるかと思います。

 

ウェビナーを選ぶ際に注意すべきポイント

 

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この記事の執筆監修者情報

監修者:エヌ・ティ・ティ・ビズリンク株式会社

NTTビズリンクは、企業向けデータセンターサービスを提供する会社として2001年7月にスタートしました。

その後テレビ会議多地点接続サービス事業などの統合により、お客さまのクラウド・アウトソーシングニーズに応える為に、統合的なICTアウトソーシングビジネスを展開してまいりました。 現在、設立以来培ってきたデータセンターサービスとテレビ会議サービスの運用力を強みとして、Communication&Collaboration SolutionsとData Center Integrated Solutionsという新たな事業領域のビジネスを展開しています。

所在地:〒112-0002

東京都文京区小石川1丁目4番1号 住友不動産後楽園ビル

会社概要:https://www.nttbiz.com/company/outline/

 

 

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