日本実務教育学会様

設立年の2021年、2022年はコロナ禍の中でもあり、研究大会はオンラインで開催していました。発表する会員も、ビジネスの現場で活躍する人ばかりということもあり、配信で苦労することはありませんでした。しかし2023年は、新型コロナウイルス感染症の法律上の分類が「5類」へ移行することが決まったこともあり、リアル開催へと踏み切ったのです。

「ただ、会員は日本全国にいます。みなさま忙しい毎日を送っていますので、リモート参加を望む声も多く、ハイブリッド方式で開催することになりました」

しかし、ハイブリッド開催の経験はありません。集まる会員の対応をしつつ、映像配信をするにはどうしたらいいのか。カメラはどこに何台設置すればいいのか。初めて使用する会場で通信環境は問題ないのか。寺本氏はさまざまな懸念に不安を抱えていました。

「事務局を含め、大会実行委員会のメンバーは当日の運営サポートで手一杯になるだろうことが予想できました。そうなると、映像配信の対応がおろそかになってしまいます。リモート参加している会員のみなさまに映像を届けられないことがあってはなりませんので、安心してまかせられる会社に委託しようと考えました」

「安心できる確実な配信体制」を実現できたのはNTTビズリンクのみ

●会場決定後に通信設備が使えないことが判明。10社を比較検討した結果、教育機関の事情に通じ、ネットワーク構築に強い事業者としてNTTビズリンクを選定
● 当初の見積もりは予算オーバーだったが、構造上追加予算確保が困難な日本実務教育学会様の事情に合わせてプランを最適化。

映像配信を委託できる事業者はどんなところなのか最初はイメージがつかなかったと寺本氏は振り返ります。

「どういう会社がどんなサービスをしているのか、どんなことをお願いできるのかがわからなかったので、まずはネット検索をしました。最初は会場がある関西地方で探したのですが、ヒットするのはYouTubeなどの動画を制作がメインの、小規模な会社ばかりでした」

映像配信ができるのなら問題ないといったんは考えた寺本氏でしたが、同時並行で実施した現地視察で大きな課題に直面しました。会場の通信設備が一切使えないことが判明したのです。

「ある大学の教室を会場として確保していたのですが、有線LANの設備があることは事前にわかっていました。だから動画制作会社でも問題ないと思っていたのですが、実際に会場を訪れたところ、設備の使用はできないと言われました。考えてみれば、大学のネットワークに影響を及ぼすおそれもあるわけですから納得はできましたが、ゼロからネットワーク環境を構築するとなると動画制作会社では不安もあります。慌てて通信環境も構築できる会社を再度探しました」

少人数の会議レベルならばポケット型Wi-Fiを使えばいいという話にもなりますが、「一般レベルで持てるポケット型Wi-Fiだと、通信速度も遅く通信制限がかけられることもある」と考えた寺本氏。ネットワークのプロに頼まなければダメだと考えて再度候補をピックアップしていきました。

「結局、合計で10社ほど比較検討しました。でも、ほとんどはポケット型Wi-Fiとあまり変わらないプランだったんです。その中で、“強いネットワーク”の構築を提案してくれたのがNTTビズリンクさんでした。他社にはなかった『事前調査』が盛り込まれていたのも、通信ネットワーク構築に対するプロフェッショナルの姿勢が伝わってきましたし、営業ご担当者がこまめに連絡してくださったことに誠実さも感じました。また、公立小学校での実績もお持ちで、教育機関ならではの事情に通じているのも魅力的でした」

品質面でNTTビズリンクに優位性を感じたものの、当初の見積もりは予算をオーバーしていたと寺本氏は明かします。

「しかし、安心できる確実な体制で映像配信したいというのは、大会実行委員会の共通認識でしたので、NTTビズリンクさんになんとかお願いしようということになりました。そこで、年度内の予算がすでに決まっていたことから、追加予算の確保が困難な事情をお伝えしたところ、プランの最適化を進めてくださったのです」

予算と品質のバランスを保ち、どんな条件下でも確かな映像配信を実現

●高品質な映像配信を実現するためのベストプラクティスを提示。条件に合わせて最適化するため「現地調査」や「事前準備」は外さない。
●映像配信を丸ごとまかせられる安心感で、大切な研究大会は成功。リモート参加者はリアル参加者の倍で、ハイブリッド方式の価値の高さを証明。
●親身な相談と条件に合わせて対応できる技術力で、学会やセミナーの運営をしっかりとサポート。

豊富な実績と技術力で、状況に合わせたベストプラクティスを提示するのがNTTビズリンクの特長です。日本実務教育学会様のご要望に応じて、プランを最適化していきました。

具体的には、当初通信回線を敷設するプランだったのをボンディングルーター（※）に変更したほか、カメラは1台のみとして人件費も削減しました。一方で、環境を把握しなければ適切な機器セッティングができないため、事前の「現地調査」や前日からの「事前準備」は変えていません。

※ボンディングとは、複数のモバイル回線を束ねてモバイルでも安定した回線を構築できる技術。通信速度が高速化でき、信頼性の高い配信システムが構築できます。

「高品質の映像配信を実現するのに必要な部分をしっかり残し、予算とのバランスをとってくださったと感じています。当日の配信は午後からの数時間だったのですが、前日から現地に入って当日は朝8時から準備をされていました。リハーサルも入念にされていて、それを見た瞬間に『おまかせして何の問題もなさそうだ』と安心できましたね。実際、大会が始まると全く配信の様子を見る余裕はなくて、丸ごとおまかせする形になりました」

それでも、トラブルは起きることなく、リモート参加の会員のみなさまからの問い合わせやクレームもゼロ。無事に初のハイブリッド開催を成功させることができました。