一般社団法人A-GOAL様

コロナ感染拡大で開催内容の見直しを迫られる

● アフリカへの関心を広げる機会としてイベントを企画
● オンライン開催には予算も人手もノウハウもなかった

A-GOALは、スポーツを通じて日本とアフリカをつなげ、持続可能な社会をつくるというのをテーマに活動されています。3年に1回開催される「アフリカ開発会議（TICAD）」に合わせて、広くアフリカへの関心を広げる機会をつくりたいという考えから企画・運営されているのが「Africa Action Day2022」です。

「コロナ禍が長期化する中で「リアルな交流の場をつくりたい」という思いもありました。もちろん感染防止対策を徹底しながら、可能な範囲で体を動かしつつ、子どもから大人まで世代も個々の興味も超えて楽しめるイベントにしたかったんです。」（濱野氏）

しかし、「コロナ第7波」の到来で軌道修正を余儀なくされました。当初は会場施設の体育館のみで開催する予定でしたが、感染拡大防止の観点から大人数が1カ所に集まるのは避けなくてはなりません。

「当初はイベントをオンライン配信するつもりはありませんでした。リアルな場を大切にしたいという気持ちが強かったですし、予算や人手も限られていました。オンライン配信のためには機材やスタッフを用意するだけでなく、集客方法も検討しなければなりませんから。入場人数やプログラムの数を縮小して開催することも視野に入れ始めたとき、NTTビズリンクさんと出会ったのです。頭の片隅で、ハイブリッド開催をするなら配信事業者さんを探す必要があると思っていましたので、非常にタイムリーでした。」（岸氏）

イベント趣旨も理解した臨機応変なサポートで品質向上に貢献

●「チームビルディング研修にも最適」という発見
● あらゆる事態を事前想定しているため、迅速な対応が可能

予算と人手が限られていたため、撮影は運営ボランティアにまかせ、配信が行われました。
テレビ中継などでは、専用のカメラで撮りながら電波で飛ばすのが一般的ですが、やはりそれなりのコストがかかります。そこで、ボランティア自身のスマホを使用し撮影・配信をしてもらいましたが、驚いたのは、想像以上に適応していたことです。撮影しながらリポートをしてもらったのですが、テレビ顔負けの内容でした。

「ボランティアが撮影した映像をダイレクトに配信するのは少々不安でした。その点、NTTビズリンクさんが巧みにスイッチングしてプロの品質を保ったまま流してくれたので、安心感がありました。」（濱野氏）

「イベントは生き物のようなものですから、マイクの位置変更など、前置きなしにいろいろなことをお願いしました。無茶なことも申し上げていたと思いますが、嫌な顔ひとつすることなく、臨機応変に対応していただきました。多数の経験を積んでこられたことが伝わりましたし、イベントの趣旨を深く理解してくださっていることがわかるご提案も都度いただいて、「寄り添い力」の強さが非常に頼もしかったですね。」（岸氏）

弊社ではお客さまの要望に応えるため、現場対応のチーム全体であらゆる事態の想定を共有し、「お客さまのご要望には可能な限り応える」ということを意識しています。「できません」と断るのは簡単ですが、そうするとイベントの運営にも影響が出ることや、主催者の方が望む演出ができなくなると考えているからです。
今回でいえば、岸氏にはイベントのチェアマンとしての役割がある上、トークショーではモデレーターもされていました。そういった部分に集中いただけるように、テクニカルな部分はすべておまかせいただけるようにしようとの想いがありました。例えばマイクの位置を動かしたら、他のどこにどんな影響が出るのか、できるだけシミュレーションを重ねるようにしています。

深刻なトラブルも“さりげなく”復旧させる現場対応力

● オンライン配信で禁忌ともいえる「途切れ」が発生
● 参加者にトラブル自体を気づかせない迅速なトラブルシューティング
● アーカイブを残せることもハイブリッドイベントのメリット

「ごく短時間ですが、あるステージプログラムで配信が途切れてしまいました。実は今回のオンライン配信の中には有料プログラムがあったのですが、その１つだったので焦りました。ところが、NTTビズリンクさんの対応は終始冷静でした。テクニカルな部分の対応をしながら、イベントの進行を少し遅らせるようご指示いただき、すぐに復旧することができました。おっしゃるように、あらゆる事態を想定して準備をしているからこそ、迅速なトラブルシューティングが可能なのだと思います。」（岸氏）

どれだけ入念に準備をしても、イベントにはトラブルがつきものです。今回のイベントでも配信が途切れるというトラブルが発生しました。原因としては、1階から引き込んだケーブルがネットワークにつながらなくなったためです。
想定はしていたトラブルので、すぐにスマートフォンのテザリングに切り替えました。地下だと電波につながりにくいので、事前につながることを確認しておいた階段の途中でスマートフォンを掲げていました。

「イベントを開催する側からすると、配信が途切れるといったトラブルは極力回避したい。そうすると、得てして『トラブルが起こりそうだからチャレンジは控えよう』となってしまいます。このような消極的な姿勢と、『トラブルが起きても何とかなるからギリギリまでチャレンジしよう』という積極的な姿勢では大違いですよね。NTTビズリンクさんは、どんなトラブルでも何とかしてくれるので、思う存分チャレンジできます。」（濱野氏）

単にリアル開催のオンライン版を配信するのではなく、さまざまな取り組みをつなぎ合わせて世界中がシームレスに楽しめるプログラムに仕上げることや、イベント会場への来場者を最小限に抑えつつ、来場できない方にも参加してもらう取り組みとして、ハイブリッドイベント（※）が増えつつあります。
また最近では、単一の会場ではなく、複数の会場の催しを時間によって切り替えつつオンライン配信を行う手法も広まっています。この手法には、遠方からオンライン配信に参加している方がさまざまな会場の催しを見ることができるだけでなく、現地で参加している方が別会場の催しを見ることができ、よりイベントの一体感が高まるといったメリットもあります。

「アーカイブを残せるのも非常に魅力的だと感じました。今回のイベントはYouTubeで配信していますが、空間だけでなく時間を越えて楽しめるのはいいですね。私自身、当日はオンライン配信が見られなかったので、アーカイブを見て『こんなに工夫して配信してくれたんだ』と思いました。あとからの振り返りにも役立ちますし、NTTビズリンクさんにハイブリッド開催のご提案をいただいて本当によかったです。今後もぜひ、イベント開催の際は企画段階からご相談をさせてください。」（岸氏）

※ハイブリッドイベントとは、会場では従来と同様にイベントを開催しつつ、その模様をオンラインでも同時に配信する手法です。