那須塩原市様

煩雑な問題は全てクリアに。NTTビズリンクのトータルコーディネートで「テレキューブ」を導入

●全国の自治体にさきがけ、リモートワークに適した新ネットワークやグループウェアなどの導入を行ったが、Web会議を含め働き方の多様化はなかなか進まなかった
●Web会議をできる場所がないため、「会議室不足」がさらに悪化。情報共有や意思決定が遅れるおそれだけでなく、「会議室確保」が職員のストレスとなっていた
●導入・設置にあたる各種申請や自治体のニーズに応じた契約・支払い方法などのトータルサポートで、遮音性能に優れた「テレキューブ」をスムーズに導入

那須塩原市は、クラウドサービスやリモートワークにも柔軟に対応した新たなネットワーク構成を全国の自治体でもいちはやく導入したことで注目を集めました。ハード面では時間や場所にとらわれない働き方ができる環境は整ったわけですが、働き方の多様化なかなか進みませんでした。原因のひとつが会議だったと笹沼氏は明かします。

「新ネットワーク環境を導入したことで、インターネット接続が有線ではなくなり、庁舎のどこでもつながるようになりました。クラウドのグループウェアも導入し、職員は誰でもWeb会議を主催できます。しかし、『会議は対面で行うもの』という意識が根強いのもあって、なかなか自ら主催しようとする意識が生まれませんでした」

Web会議をできる場所が限られているというのも、障壁となっていました。とりわけ窓口業務をしている部門では、自席の近くで市民対応をしています。周囲への音漏れも気になりますし、機密性の高い情報をやりとりする会議はできません。

「結果として、会議室が以前よりも確保しづらくなってしまいました。なぜなら、国や都道府県といった外部との会議や研修はオンライン化が進んでいるので、外部会議に参加する職員が音漏れへの配慮のため1人でも大きな会議室を確保しなければいけないケースが増えたのです。Web会議への移行を推進しているなか、会議室不足はさらに深刻化したことで、するべき会議ができない状況になってしまっていました」

そうなると、「日程ありき」で組むべき会議が、「会議室ありき」になっていきます。「会議室が空いていないから、会議日程を後ろ倒しにする」といった事態や、予約者に連絡して「会議室を譲ってほしい」と交渉することが恒常化していました。

「会議の日程を後ろ倒しにすると、どうしても情報共有や意思決定が遅れてしまいます。日程がずらせない場合、予約者と交渉せざるを得ないのですが、職員にとってはそれが大きな負担となっていました」

那須塩原市では支所に本庁機能を置く部門が複数あります。庁内コミュニケーションのために会議はもちろん必要ですが、その都度約30分かけて移動をしなければならないのも課題でした。

「そうした課題に対して有識者から助言されたのがWeb会議用ブースの導入でした。ただ、調べてみると種類が多すぎて、どれが適しているのか分かりません。そこで、ICTインフラのトータルコーディネートを手がけている会社さんのご協力をいただこうと考えました」

入札の結果、選ばれたのがNTTビズリンクです。市場に出ているWeb会議用ブースのサイズや吸音性能の違いなどを取りまとめて那須塩原市に提案し、最終的にはブイキューブ社の「テレキューブ」^※２ が採用されました。

法人向け個室ブース市場で防音個室ブース設置台数シェアNo.1を2年連続獲得した「テレキューブ」^※３は、オフィス家具メーカーの株式会社オカムラと株式会社ブイキューブが共同開発した個室ブースです。業界トップクラスの遮音性能で会話の内容が外に漏れにくいうえ、反響音が抑制されているため、Web会議の音はクリアに聞こえます。スプリンクラーが完備されているほか、指はさみ防止機能を備えた蝶番を採用するなど、安全性に配慮しているのも特長です。