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テレビ会議システムを導入するメリットとデメリットをそれぞれ解説

遠方にいる相手と映像と音声によるコミュニケーションを取る方法として、企業ではテレビ会議システムが活用されるケースが少なくありません。

 

テレビ会議システムとは、専用機器やサーバーを利用することで、シームレスな映像コミュニケーションが可能なツールです。一方最近では、インターネット環境があれば専用機器不要で気軽に利用できるWeb会議システムを活用する企業も増えつつあります。それぞれどんな用途に適しているのでしょうか?

 

本コラムでは、テレビ会議システムに焦点を当て、メリットとデメリットについてそれぞれ詳しく解説していきます。

テレビ会議システムを導入するメリット3選

意思決定のスピードを上げることができる

全国に支部や支社を持つ大規模な企業・組織では、本部や本社の意思決定を落とし込む目的で従業員が各拠点間を往復し、会議に参加しているケースも少なくありません。

 

しかし出張を伴う会議の頻度が多いほど、会議日程の調整や会場の確保などに時間を要するため、企業の意思決定スピードは遅くなってしまいます。その結果として、重要な商機を逃してしまう可能性もあります。

 

その点、テレビ会議システムを活用すれば、会議への参加のみを目的とした従業員の出張件数を削減することができます。これにより、従業員の移動にかける時間や費用の削減はもちろん、会議日程の調整もスムーズに行えるようになります。

 

このことから、移動や出張を中心とした方法と比べて意思決定のスピードを上げることにつなげることができます。

会議専用ハードウェアのため操作も簡単で安定性が高い

テレビ会議システムの導入に伴い設置する機器は、システム専用のハードウェアとして設計・販売されていいます。そのため、家電製品で採用されるようなリモコンや扱いやすいタッチパネルを備えており、利用者にとって操作になじみやすいというメリットがあります。

 

また、会議中のマイクオンオフやカメラのパンチルト調整(※)など、頻繁に使用する機能について簡単に操作できるユーザビリティがあり、これらを活用することでより臨場感のある会議運営も可能になります。

 

さらに、専用機器であるがゆえに起動や動作の安定性が高い点も魅力です。セキュリティ面でも、一般にオープンなインターネット環境を介さずに使われることから、ウイルスなどに狙われる危険も少なく、管理も簡易です。

 

※パンチルト…カメラのレンズの向きを上下(パン)左右(チルト)に動かして調整すること

セキュアに利用でき、音声・映像トラブルなども起きにくい

最近では、遠方にいる従業員とのコミュニケーションツールや、取引先との商談の場にWeb会議システムを活用する企業が少なくありません。

 

一方で、Web会議システムには、通信環境に起因する音声・映像トラブルが生じやすいというデメリットがあるため、注意が必要です。

 

また、Web会議システムはセキュリティの脆弱性について指摘されることも少なくありません。多くのWeb会議システムはインターネット通信で利用する仕組みとなっているため、第三者による不正侵入を受ける可能性もあります。

 

その点、テレビ会議システムであれば専用機器と専用ネットワークによる安定した通信環境で使用できるため、利用中に通信が切断されたり音声や映像が乱れたりといったトラブルを最小化することが可能です。

 

さらにテレビ会議システムは企業側の意思や目的、予算に応じて、ファイアウォールなどの設置・PIN(暗証番号)の導入・アクセス制限や権限設定など、さまざまなセキュリティ対策を施すことも可能です。

テレビ会議システムを活用する上でのデメリット

導入コストがWeb会議システムと比較して高い

Web会議システムが急速に浸透しつつある理由のひとつとして、インターネット環境とPC・スマートフォンさえあれば気軽に導入できる点があげられます。これに対して、テレビ会議システムの導入には、前述したおり専用機器の購入および設置作業が必要です。

 

そのためWeb会議システムと比較して、テレビ会議システムは導入コストが高くなりがちです。

いつでも気軽に利用できるわけではない

テレビ会議システムの専用機器には気軽に持ち運べないタイプも多く、設置場所が会議室などに限られてしまうことがあります。

 

そのため、実際にテレビ会議システムを利用する際には、自分と相手先の双方で会議室の予約が必要となるケースが多く、緊急時の対応などには活用しにくいというデメリットがあります。

目的に合わせたシステム選定が重要

ここまでテレビ会議システムのメリットとデメリットについて、それぞれ解説してきました。そして、それらの多くはWeb会議システムのメリット・デメリットと相反する関係になっていると言えるでしょう。

 

ここで重要なのは、いずれか一方のみを導入するといったように、選択肢を狭めてしまわないことです。テレビ会議システムとWeb会議システムは、目的に合わせて使い分けることで、より高い効果を発揮できるためです。

 

一方で映像コミュニケーションツールの選定にあたり、「具体的にどのように使い分けるべきか分からない」「コスト面の不安がある」と課題を抱えている方もいらっしゃるのではないでしょうか。

NTTビズリンクでは、テレビ会議システムとWeb会議システムをミックスして利用できる企業向け映像コミュニケーションサービスを提供してきた経験をもとに、導入企業さまのニーズを理解したうえで最適なご提案をさせていただきます。ご興味のある方は、ぜひお気軽にお問い合わせください。

 

また、テレビ会議システムとWeb会議システムについて、選び方を詳述したダウンロード資料も用意しています。ぜひこちらもご一読のうえ、システム選定や導入の参考にご活用ください。

この記事の執筆監修者情報

監修者:エヌ・ティ・ティ・ビズリンク株式会社

NTTビズリンクは、企業向けデータセンターサービスを提供する会社として2001年7月にスタートしました。

その後テレビ会議多地点接続サービス事業などの統合により、お客さまのクラウド・アウトソーシングニーズに応える為に、統合的なICTアウトソーシングビジネスを展開してまいりました。 現在、設立以来培ってきたデータセンターサービスとテレビ会議サービスの運用力を強みとして、Communication&Collaboration SolutionsとData Center Integrated Solutionsという新たな事業領域のビジネスを展開しています。

所在地:〒112-0002

東京都文京区小石川1丁目4番1号 住友不動産後楽園ビル

会社概要:https://www.nttbiz.com/company/outline/

 

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