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Web会議システムが抱える課題・デメリットと解決策を解説

インターネット環境とPCやタブレットなどの機器を用意するだけで、遠方の相手と手軽にコミュニケーションを取ることのできるツールが、Web会議システムです。近年、企業利用はもちろん個人間でも活用されるなど、社会に浸透しつつあります。

 

しかし、Web会議システムには検討すべき課題やデメリットもあり、特に企業として利用していくことを考えると、その特性を正しく認識せずに使用した場合、業務遂行に大きく影響を与えかねない思わぬトラブルが生じる可能性があります。

 

そこで本コラムでは、Web会議システムが抱える課題およびデメリットについて解説します。

Web会議システムが抱える課題・デメリットとは

企業がWeb会議システムを運用する場合の課題として、使用する機器や環境次第で回線が不安定な接続状態となり、スムーズなコミュニケーションを取れなくなることがあげられます。個人利用であれば良くても、スピードが求められる企業経営においては、一時の不具合が商談やプロジェクトの進捗に大きな影響を及ぼすこともありえます。

 

また、無料で利用可能なサービスもあるなど低コストで運用可能な一方で、企業利用では運用コストが高額となるケースもあります。

 

ここでは、そうしたデメリットを具体的に解説していきます。

使用している機器によって音声トラブルが起きやすい

身近なコミュニケーションツールとしてWeb会議システムが浸透したことにより、同じ空間にいながら各人が別のWeb会議に参加している状況は、もはや珍しいことではなくなりつつあります。

 

そのような場合には、音声機器(ヘッドセットなど)を活用して互いの会議に声が入らないよう配慮が求められます。近年はBluetoothを活用して、音声機器をパソコンやタブレットと無線接続するユーザーも少なくないでしょう。

 

一方で、そうした音声機器の設定や接続切れには注意が必要です。適切なシステム設定を行わないと相手先に音声が届かなかったり、相手の声が聞こえなかったりとトラブルが生じやすくなってしまいます。

 

また、無線で利用する機器は単純に充電をおこなっていない場合も、音声の不調や会議途中のトラブルを引き起こしかねません。

 

このような音声トラブルを避けるためには、接続前に音声機器のテストを行っておくことが欠かせません。また、目的に応じた適切な機器選定も重要です。一人がパーソナルに利用するケース、広い部屋で多人数が利用するケース、上述したような複数人が同じ空間で別の会議に参加するケースなど、自社の使い方にあった適切な機器選定をすると良いでしょう。

通信環境によって映像の遅延、切断が起きやすい

Web会議システムの利用中は、音声のほかに映像が遅れたり切断したりするトラブルが起きることもあります。映像が乱れることで情報共有に支障が出れば、スムーズなコミュニケーションは困難です。

 

映像の遅延や切断が起こる原因は使用する機器のスペックの差はもちろん、通信に利用しているインターネット回線によるところが大きいです。Web会議システムは個々のインターネット回線のスピードに依存して映像や音声をやり取りするため、利用する回線によっては接続が不安定な状態となり映像と音にズレが生じるほか、途中で切断されてしまうケースも発生しやすくなります。

 

こうした回線トラブルを避けるための方法として、可能であれば有線LANを使用することで無線よりも回線が比較的安定し、トラブルが生じるリスクを軽減できるでしょう。企業ネットワークを介してインターネットを利用している場合は、その企業ネットワーク全体の見直しが必要になる場合もあります。資料をオンライン共有しようと考えている場合には、映像の遅延などで支障がでる場合を想定して、特に重要会議においてはあらかじめ別の方法で資料を共有しておくなど、次善の策をとっておくこともおすすめです。

大人数で長期間使う場合、トータルコストが高額になることも

Web会議システムのなかには、無料版と有料版がそれぞれ提供されているサービスも少なくありません。導入するサービスを検討している段階では、まず無料版で試用してから有料版への移行や本格的な運用を検討するという企業がほとんどでしょう。

 

無料版のWeb会議システムはコスト面で魅力的である一方、その多くで一度に使用できる人数や時間の制限が設けられています。そのため、本格的にWeb会議システムを運用するのであれば、利便性の観点から有料版の契約を選ぶことが欠かせません。

 

そして、有料版のWeb会議システムを導入するときは、料金体系が自社に合っているか確認することが重要です。たとえばアカウントごとに課金される料金体系を採用している場合、企業規模が大きくなるほどトータルコストも高額となりがちです。仮に小規模でスタートする場合でも、全社拡大した場合のコストを事前に提供者側と確認し、無理なく拡張できるように調整しておくと良いでしょう。

音声・映像を安定させたい場合はテレビ会議システムの検討を

Web会議システムは、手軽でスピーディーに導入できるメリットがある反面、上に挙げたようなデメリットもあるため注意が必要です。そして、このようなデメリットを避ける手段として「テレビ会議システム」を検討してみるのも良いかもしれません。

 

テレビ会議システムとは、専用端末と任意のネットワーク回線を利用することで高い操作性と安定した音声や映像のやりとりを実現するコミュニケーションツールです。

 

企業の体制やポリシーに合わせたセキュリティ対策の構築など機能や仕様を比較的自由に選ぶことができる点や、Web会議システムにはない機器の保守やサポートサービスを受けることができる点が特長です。

 

こうしたテレビ会議システムの特長を踏まえ、最近ではWeb会議システムとテレビ会議システムそれぞれのメリットをバランスよく享受できるよう、双方をセットで導入して利用シーンや利用者ごとに使い分ける企業も増えつつあります。

 

こうしたニーズに応えるため、NTTビズリンクではお客さまのご要望に合わせてテレビ会議システムとWeb会議システムの両方を合わせて利用できる、企業向け映像コミュニケーションサービスを提供しています。ご興味のある方は、お気軽にお問い合わせください。

 

また、テレビ会議システムやWeb会議システムの選び方について詳述しているダウンロード資料をご用意おりますので、映像コミュニケーションのシステムを選ぶ際の参考として、こちらもぜひご利用ください。

この記事の執筆監修者情報

監修者:エヌ・ティ・ティ・ビズリンク株式会社

NTTビズリンクは、企業向けデータセンターサービスを提供する会社として2001年7月にスタートしました。

その後テレビ会議多地点接続サービス事業などの統合により、お客さまのクラウド・アウトソーシングニーズに応える為に、統合的なICTアウトソーシングビジネスを展開してまいりました。 現在、設立以来培ってきたデータセンターサービスとテレビ会議サービスの運用力を強みとして、Communication&Collaboration SolutionsとData Center Integrated Solutionsという新たな事業領域のビジネスを展開しています。

所在地:〒112-0002

東京都文京区小石川1丁目4番1号 住友不動産後楽園ビル

会社概要:https://www.nttbiz.com/company/outline/

 

 

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