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テレカンの意味とは? さまざまな“テレカン”を使い分けよう!

“テレカン”という言葉を聞いたことはありますか? この言葉は一部の企業では非常に頻繁に使われていますが、逆に全く使わない、耳にしたことすらないという人も多いかもしれません。特に海外とのやり取りがもともと常態化している企業や外資系で働く方だと馴染みのある方が多いと思います。

 

本稿ではこの“テレカン”について解説します。

1.“テレカン”とは?

一般的にテレカンはテレカンファレンス(teleconference、遠隔会議)の略語として使われます。Teleは「遠く」を意味する接頭辞で、たとえばTelephone(電話)、Television(テレビ)、Telepathy(テレパシー)などに使われます。最近ではリモートワークと共にTelework(テレワーク)などで同じ接頭辞Teleが使われています。

 

テレカンと言うと語感から“電話会議”を意味するようにも感じますし、実際電話会議の意味で使っている方も多いと思います。もちろん間違いではありませんが、本来は電話会議を含む、より広義の“遠隔会議”を意味する言葉になります。

2.テレカンに共通するメリット

ではこのテレカンのメリットを解説します。

 

遠隔地と会議できる

当たり前ですが、メールなどで用件を伝えるだけではなく、インタラクティブなコミュニケーションができます。その場でリアルタイムに参加者の意思を確認し、決定が下せる点は事業効率化に大きく貢献できます。

 

移動交通費や宿泊費を削減できる

対面打ち合わせと違って、参加者が物理的に移動する必要がないので交通費と宿泊費が不要です。仮に日本中から10人の支店長が東京の本社に集まるとしたら、その交通費と宿泊費だけで相当な金額になります。

 

移動に費やす時間が削減できる

移動に費やす時間を別の業務に当てることができます。打ち合わせで消費されるリソースは移動交通費や宿泊費だけではありません。参加者全員の移動時間は非常に大きな損失です。

 

打ち合わせが多い会社は生産性が悪いと言われるのは、経済的コスト以外に時間のリソースを消費していることも大きいかもしれません。

 

気軽にコミュニケーションできる

移動に伴う時間的・経済的コストが削減できるので、対面での会議に比べ気軽にミーティングが開けます。テレカンの浸透は風通しの良い組織作りにも効果があります。

 

多様な働き方に対応できる

働き方改革が進み、昨今の感染症対策としてのリモートワークの推進もあり、自宅からテレカンで会議に参加する機会も多くなっていることでしょう。緊急事態宣言が出るような特殊な状況でなくとも、育児や介護で働く時間に制限のある社員や、出張中の社員、最近では企業によってはワーケイションといって休暇中の一定時間を業務に充てるという新しい働き方の取り組みも始めているようです。

 

このように多様な働き方をサポートする上でもテレカンは非常に重要なツールと言えます。

3.さまざまなテレカン ~電話会議~

電話会議はテレカンの中でも、最も古くから使われており、かつ今でも現役で多くの方に利用されています。英語ではConference Callと呼ばれるのが一般的です。音声のみで複数人が参加して行われます。1カ所で複数人が参加する場合は、スピーカーフォン機能を持った電話会議システムを利用するのが便利です。最近はビジネスフォンやスマートフォンでもスピーカーフォン機能を持つものが多くなりました。

 

電話会議のメリット

何より安価に利用できるのが大きなメリットです。設備は固定電話や携帯電話をそのまま使えます。3地点以上を結んだ会議(多地点会議とも呼ばれます)の場合は、サービスプロバイダーが提供する電話会議サービスを利用すれば可能です。

 

また、操作も非常に簡単です。普段から皆さんが使う電話と同じ要領で、指定の電話番号にダイヤルし、PINコード(Public Identifiction Number、暗証番号)をダイヤルトーンで入力するのが一般的です。初めての方でも問題なく操作できるので、慣れない取引先との会議時でも簡単に参加できます。

 

電話会議のデメリット

一番のデメリットは視覚情報を伝えることができないということです。顔の表情や身振りが伝えられないため、言葉の微妙なニュアンスや強弱、本気度などがうまく伝えられないことがあるでしょう。

 

また資料などを見せることもできないので、資料内容について説明する場合は双方で事前に資料の共有をメールなどで行っておく必要があります。

4.さまざまなテレカン ~Web会議~

Web会議も多くの方が利用するテレカンツールです。代表的なものはCisco Webexや最近話題のZoomなどが挙げられます。一般にPCやタブレット、スマートフォンなどのパーソナルデバイスにソフトウェアをインストールしてインターネット上で利用されます。中には無料のサービスや、機能制限はあるものの無料提供範囲があるサービスもあります。

 

Web会議のメリット

電話会議に比べるとやはり何と言っても映像のやり取りができることです。顔の表情を見るだけでも伝わる情報量ははるかに多くなりますし、相手がどんな気持ちでこちらの話を聞いているのかも掴みやすいので、スムーズな進行ができます。電話会議の場合は例えば「肯定」のニュアンスを伝えるためには何らかの言葉を発する必要がありますが、Web会議なら映像が見えるので、頭を軽く縦に振ってうなずく、もしくは軽く微笑むだけで「肯定」のニュアンスを表現できます。

 

またほとんどのWeb会議サービスは資料共有にも対応しています。PowerPointやExel資料を参加者で共有しながら議論ができますので、より幅広いコラボレーションに適しているといえるでしょう。

 

Web会議のデメリット

Web会議はそれぞれのパーソナルデバイスであるPCやタブレットなどを用いて参加するため、それぞれのデバイス性能によって、会議クオリティが左右されることがあります。PCの内蔵カメラ一つとっても性能の差は歴然としています。また、リアルタイムで映像や音声の処理を連続して行いますので、PCの処理能力も円滑な会議に影響を与えます。

 

また、人によっては操作が難しく感じることもあるでしょう。資料の共有がうまくできないことや、突然ウィルス対策ソフトが動き出してWeb会議が固まってしまうこともあります。また、外部のヘッドセットがうまく認識されなくて声が聞こえないといったトラブルも発生します。

 

電話の場合は一度接続されれば、特に固定電話の場合は途中で切れることはまずありませんが、インターネット回線を使うWeb会議では接続後にも突然映像が乱れたり、音声が途切れたりということも発生することがあります。

5.さまざまなテレカン ~テレビ会議~

最後に紹介するのはテレビ会議です。テレビ会議にもいくつかの種類がありますが、ここでは専用に製造された機器を使用するテレビ会議について説明します。テレビ会議が一般企業に使われるようになったのは1990年代以降で歴史もそれなりに持っています。

 

テレビ会議のメリット

映像と音声、資料のやり取りができるという意味ではWeb会議と差はありませんが、やはり遠隔会議専用に作られたテレビ会議システムを用いるため、機器の安定性、性能、カメラやマイクの精度などが高いです。また、リモコンやタッチパネルで簡易に操作できる点も魅力です。PCと違い、画面構成もテレビ会議システム専用の構成になるため、どなたでも見やすく簡易に利用することが可能です。

 

特に多人数が同じ部屋から参加する場合、テレビ会議が最も使いやすいでしょう。カメラはパン・チルト・ズームに対応し、機種によっては自動の音声追尾機能も備えています。マイクも高性能なエコーキャンセラーによるエコーやハウリングの抑制、余計なノイズを拾わずクリアに届ける技術など、会議目的に作られたさまざまな機能がテレビ会議システムには備わっています。

 

テレビ会議のデメリット

専用の機器を使うため、初期投資が高額になるのが最も大きなデメリットです。また、設備として持っていない場合は新規に予算申請して購入し設置するためにリードタイムも必要ですので、一時的な利用には向いていません。

 

また、機器は会議室に据え置く前提で設計されているものが多いため、PCや携帯電話と違い、簡単に場所を移して使うのは困難です。会議室が埋まっているとテレビ会議も使えないというのは大きなデメリットです。

テレカンの形態について電話会議、Web会議、テレビ会議と紹介しましたが、最近の会議サービスはこれらをミックスして利用できるものがあります。NTTビズリンクが提供しているSMARTはまさに「電話会議+Web会議+テレビ会議」で利用できる、企業向け映像コミュニケーションサービスです。

 

さまざまなデバイスに対応

NTTビズリンクのSMARTはテレビ会議をメインとしたサービスでありながら、PCやタブレット、スマートフォンでも参加可能、また電話で音声のみで参加することも可能です。拠点、または参加者によって異なる環境からフレキシブルに会議参加できます。

 

参考:SMART Communication & Collaboration Cloud | NTTビズリンク

7.適材適所の“テレカン”を

テレカンについて解説してきましたが、それぞれにメリット・デメリットがあります。伝達できる情報量はテレビ会議やWeb会議にはかなわなくとも、電話会議は電話番号さえ伝えれば即座に開始できるという大きなメリットがあります。Web会議サービスを社内会議だけでなく、社外への営業活動や面接ツールなどに使う企業も増えてきました。テレビ会議システムも会議のみでなく、受付窓口に設置して窓口を無人化してコスト削減するなどの利用方法もあります。それぞれの持つ良さを考えながら、新しいコミュニケーションツールとして活用してみてください。

 

※本記事に記載の商品名、サービス名は各社の登録商標または商標です。

この記事の執筆監修者情報

監修者:エヌ・ティ・ティ・ビズリンク株式会社

NTTビズリンクは、企業向けデータセンターサービスを提供する会社として2001年7月にスタートしました。

その後テレビ会議多地点接続サービス事業などの統合により、お客さまのクラウド・アウトソーシングニーズに応える為に、統合的なICTアウトソーシングビジネスを展開してまいりました。 現在、設立以来培ってきたデータセンターサービスとテレビ会議サービスの運用力を強みとして、Communication&Collaboration SolutionsとData Center Integrated Solutionsという新たな事業領域のビジネスを展開しています。

所在地:〒112-0002

東京都文京区小石川1丁目4番1号 住友不動産後楽園ビル

会社概要:https://www.nttbiz.com/company/outline/

 

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