ソリューションコラム ソリューションコラム

【徹底解説】テレビ会議・Web会議 導入成功の法則

テレビ会議・ウェブ会議 導入成功の法則

 目次
1.【徹底解説】テレビ会議・Web会議 導入成功の法則
2.テレビ会議とは?
3.Web会議とは?
4.テレビ会議とWeb会議の違い
5.導入の形態とそれぞれの特徴
6.導入を成功させるための5つのチェックポイント
7.導入の手順
8.まとめ

 

【徹底解説】テレビ会議・Web会議 導入成功の法則

「離れた場所でも映像を使って会議をはじめとしたコミュニケーションが行える」。昔はSFアニメで描かれていたそんな世界も、今や法人・個人を問わず当たり前に利用される時代になりました。特に全国に拠点展開する企業や、多国籍に事業展開する企業では日常のツールとして、テレビ会議システムやWeb会議システムが日々利用されています。

 

毎日多くの社員に使われるツールですから、導入失敗は避けたいものです。テレビ会議・Web会議の基本的な知識から、判断ポイントや導入ステップまで、徹底解説することでお客さまの導入成功を導きます。

テレビ会議とは?

「テレビ会議」は日本で主に使われる言い方で、英語では「videoconference」と呼ばれるのが一般的です。この場合の「videoconference」は広い意味での映像を使ったコミュニケーションツールを指すことが多く、その場合にはWeb会議システムを含む意味で使われることもありますが、ここではテレビ会議は、「専用に製造されているテレビ会議システム、主にテレビモニターに接続して会議室などで複数人により利用されるシステム」とします。

 

それでは「テレビ会議」のメリットやデメリットを見ていきましょう。

 

テレビ会議イメージ 

メリット

「テレビ会議」は複数人での利用に適しています。他拠点と多人数対多人数で実施する場合でも適切に音声を拾ってくれるマイクが付属しているものが多いため中規模以上の会議室で使うのに大変便利です。

 

カメラが本格的なものは光学ズームや画角の調整(首振り)ができるものも多く、高い映像品質を実現し臨場感のあるコミュニケーションが期待できます。 また、システムがテレビ会議専用に作られているため、余計な機能がなく、故障やトラブルが起きにくいメリットもあります。

デメリット

PCなどで利用できるWeb会議システムと比べると専用端末を用意する必要があるため、価格が比較的高額になります。また、会議室に据え付けするタイプが多いため、簡易に移動するのが難しく、利用できる場所が限定されがちです。「テレビ会議を使いたいのに会議室の予約がとれない!」といった悩みを抱えた企業も多いかと思います。

 

Web会議とは?

Web会議は、一般的にPCに専用のアプリやソフトウェアをインストールし、USBカメラやヘッドセットを使って利用します。また、最近ではアプリのインストールを不要とするWebRTC(※)を使ったサービスや、タブレットやスマートフォンなどモバイルにも対応したサービスが増えています。 ※WebRTC:WebRTC(Web Real-time Communication) は、Webブラウザー間で特定のプラグイン無しでリアルタイムによる映像や音声通信が行えるAPIの定義。

 

Web会議イメージ 

 

メリット

すでに導入しているPCやタブレットなどをそのまま使えるので価格を抑えやすいメリットがあります。

 

無線LANや4G回線を使う事ができれば場所を問わずに利用できるのもメリットです。自席から参加したり、時には会議室や打ち合わせスペースにPCを持ち込んで実施するなど、フレキシブルな会議形態に対応できます。

 

サービスによっては資料の双方向での書き込みに対応したものもあり、よりスピーディーで濃密なコミュニケーションやコラボレーションに活用することも可能です。

デメリット

PCやタブレットのカメラ品質も向上していますが、やはり専用のテレビ会議システムのような品質の実現は難しく、臨場感では劣ることになるでしょう。PCやタブレットでは音声の集音範囲も狭いため、複数人で会議室で利用するには限界があります。専用の外部マイクも販売されていますので、そちらでカバーする方法もありますが、配線や設定が煩雑になってしまい使い勝手が悪くなってしまうケースもあります。

 

PCやタブレットなどは他の用途と共用するケースが多いため、ウイルスソフトなどが円滑なシステム動作を邪魔することもあります。企業によってはセキュリティポリシーからアプリのインストールに制限をかけているところも多く、その場合は自社環境で利用可能か事前に確認することも欠かせません。

テレビ会議とWeb会議の違い

簡単にまとめると、「会議室で複数人で利用したい」用途にはテレビ会議、「自席PCや外出先から手軽に利用したい」用途にはWeb会議が適していると言えます。

 

導入を担当する方にとっては、管理面での違いも重要です。テレビ会議システムは一般にメーカーや販売店による保守に加入することが可能なため、故障時には速やかに交換し、利用できない期間を最小化することが可能です。Web会議の場合、PCやタブレットの保守はあったとしても、外部カメラや外部マイク、ヘッドセットなどまで含めた保守は一般的でないため、故障時の対応に手間がかかる可能性があります。

導入の形態とそれぞれの特徴

テレビ会議とWeb会議の違いに触れましたが、企業でこれらを導入する場合、どのように導入できるでしょうか。初期費やランニング費、保守費など気になる費用も含め、導入にはいくつかの形態が考えられます。主な導入形態についてご説明します。

クラウド型

サービス事業者の用意する装置を利用して実現するのがクラウド型となり、多くのWeb会議サービスがこちらに含まれます。自社設備を持たず、ランニング費用で支払が可能なため、初期費を低減でき、利用の拡大/縮小に合わせたスケールがしやすいのもメリットです。デメリットとしてはサービス事業者側の都合でサービスの仕様やUIが変更になってしまうこともあり、特に従業員数が多い企業の場合、利用コントロールに手間がかかることもあります。

オンプレミス型

オンプレミス型は市販されている必要な機器を購入し、自社設備として保有して利用する形態です。初期投資は高額になりますが、仕様を吟味すれば自社に必要な機能を厳選して導入でき、カスタマイズの注文をすることも可能などのメリットがあります。また、クラウド型のように、突然の仕様変更やバージョンアップに惑わされることもありません。デメリットとしては購入をしてしまうので、数年後に陳腐化してしまうリスク、必要な数量の変化にあわせて柔軟なキャパシティ変更ができないことがあります。また、保守運用を自社内で体制構築する必要があるため、導入担当者の稼動が逼迫してしまうこともありえます。

無料サービス

無料で利用できるサービスも存在します。スマートフォンやタブレットを購入するとあらかじめインストールされているアプリもありますので、手軽に利用することが可能です。

 

ただし、多拠点間での通信ができない、資料の共有ができないなど機能面での制限もあります。どちらかというと一般消費者向けにつくられていますので、企業での利用には情報セキュリティの観点から難しい側面もあるでしょう。また、急な仕様変更や、提供者都合による他サービスとの統合もありえますし、保守やサポートはメールのみなどかなり限定的ですので、長期にわたって企業が利用していくのは難しいと考えるべきでしょう。

 

クラウド型・オンプレ型イメージ 

導入を成功させるための5つのチェックポイント

ここまでテレビ会議とWeb会議の違い、それぞれの導入形態について解説してきました。「結局のところ自社にはどんなソリューションが向いているのか?」疑問に思った方もいらっしゃることでしょう。

 

ここではテレビ会議やWeb会議を導入する際に、チェックすべき5つのポイントを解説します。

1.品質は目的に合致しているか?

「映像や音声の品質が導入目的に十分な品質となっているか」はぜひご確認をいただきたいポイントです。通信中に頻繁に映像が固まったり、音声が途切れたりといったことが起こると利用者にとって大きなストレスになりますし、重要な意思決定を行う役員会議や、取引先との会議の場合は、品質難によりビジネス機会を失ってしまう可能性もあります。

 

ほとんどのサービスがデモンストレーションや無料のトライアルを提供していますので、事前に必ず実際の品質を確認しましょう。また、「日本国内の品質は十分でも、例えば中国とテレビ会議を実施したら品質が使い物にならなかった・・・」といったことも考えられます。自社の導入予定環境について業者側にしっかりと説明し、実環境に近い状況で品質確認を行うようにしましょう。

2.拡張性は十分か?(スモールスタートできる?)

特に初めての導入の場合、「自社にはどのような機能が必要か?」「どの程度の利用頻度になるか?」を導入前に確定するのは困難です。そのため導入するシステム/サービスが十分な機能面およびキャパシティ面での拡張性を持っているか確認してください。この点は一般にクラウド型導入が有利ですが、オンプレミス型導入でもどの程度の幅で増減や機能拡張ができるか、確認しておきましょう。

3.相互接続に強いか?

「テレビ会議システムを導入したものの、新たに合併した会社が使っているWeb会議サービスと接続できない。」このようなお悩みも良く聞きます。現在ではテレビ会議システムと言っても、例えばSkype for BusinessのようなWeb会議サービスと相互接続できるソリューションもありますし、Web会議サービスにオプションでテレビ会議システムが接続できるサービスもあります。変化の多いビジネス環境に耐えうるよう、相互接続性も十分に確認しましょう。

4.サポート体制はどうなっているか?

テレビ会議やWeb会議のように毎日使われるツールでは日々ユーザーの方の利用をサポートする体制構築が欠かせません。「会議したいときに使えない!」ことが無いよう、サポート体制がしっかりしているかの確認を行いましょう。

 

「サポートがある」と言っても、メールでのお問い合わせのみ受け付けるところもあれば、電話でも受け付けてくれるサービス、また事前に登録した一部担当者のみサポートするところもあれば、すべての利用ユーザーからのお問い合わせに対応するサービスもあります。自社の内部体制とあわせて、どのようなサポートを提供してくれるか確認しましょう。

5.ベンダーの実績は十分か?

テレビ会議やWeb会議は日々進化しており、新しい機器やサービスも続々と市場に投入されています。一般に新しい機器/サービスであるほど高機能/低価格であることが多いですが、中には十分な実績がないまま市場から撤退してしまったり、サービスの中身が変わってしまったりということも起こります。

 

導入する上では、ベンダー側がどういった実績を持っているか確認しましょう。特に自社と似たような業種、規模を持ったユーザー事例があると安心して導入できます。

導入の手順

それでは実際にテレビ会議・Web会議を導入するにあたって、その手順を一つ一つ見ていきましょう。検討/決定/構築/運用開始という4つのSTEPでそれぞれどのようなことに注意しながら進めていくべきか解説します。

検討

各登場人物を理解しよう

テレビ会議/Web会議をWebで検索すると、いろいろな企業名やサービス名が表示されます。機器を作っているメーカーもあれば、サービス提供者、販売代理店なども。

「結局どこにアプローチすべき?」そんな疑問にお答えすべく、各登場人物・企業について解説します。

 

機器メーカー

特にテレビ会議の場合、機器を製造しているメーカーがあります。文字通り製造が主となるため、直接販売は行っていないことがほとんどです。

各メーカー毎に、機能やラインナップ、カバーするエリア(国内/海外)、価格帯に違いがありますので、自社にあった機器選定を行いましょう。

 

販売代理店

メーカーが製造した機器を販売するのが販売代理店です。各メーカーと販売代理店契約を結んで、市場での供給を行っています。多くの場合メーカーは直接販売を行っていないため、 必要な機器メーカーを扱っている販売代理店を探してアプローチすると、価格やデモンストレーションなどの依頼が可能です。

 

SIer(システムインテグレーター)

メーカーが製造した機器の販売とあわせ、ユーザーの希望を織り込んで機器設定や導入スケジュールなどを管理し、利用開始またはその後の保守までサポートするのがSIerです。

いわゆる「オンプレミス型」導入の場合、このSIerに依頼するのが最も確実です。ただしコストが高くなる傾向もあるため、自社のニーズに合致したパートナー選択ができるよう検討しましょう。

 

クラウドサービス事業者

テレビ会議に必要なサーバー類をクラウド上に持ち、サービス型で提供している事業者を指します。また、多くのWeb会議サービスもこのカテゴリーに属します。

ほとんどは初期費が低価格で、ランニングコストで支払いながら、提供されるサービスを利用していきます。

 

 

資料を取り寄せる

各登場人物・企業を理解したら、資料を取り寄せてみましょう。ほとんどの企業がWeb上で資料を配布したり、資料請求フォームからお問い合わせすることが可能です。また、展示会などで各企業のソリューションを見てくることもお勧めします。

 

デモ、トライアルをやってみる

内容によりますが、特にクラウドサービス事業者の場合、デモンストレーションやトライアルを提供していることが多いようです。資料だけではわからない映像/音声の品質や、詳しい内容、またその企業の雰囲気や自社ニーズへの理解度などもあわせて確認することで、安心して導入ができるようになります。

決定

5つのチェックポイントをチェックしましょう!

発注先を決めるにあたっては、先に解説した「5つのチェックポイント」を確認し、導入するシステム/サービスが自社ニーズをしっかりと満たしているか確認しましょう。特にテレビ会議システム導入の場合は金額も大きくなることが多いです。しっかりとチェックして将来にわたって利用していけるシステム/サービスを選定しましょう。

 

社内稟議(決裁件者の確認、利用部門への確認)

導入システム/サービスを決定するにあたっては、社内稟議が欠かせません。金額により決裁権者が異なる場合はどの部門のどの役職者が権者となるか確認し、システム概要や費用、導入効果について、しっかりと説明することが必要です。

 

また、可能であれば実際にシステム/サービスを利用する利用者部門にもあらかじめ説明や確認をしておくと良いでしょう。導入した後で、「これじゃない!」「他社で使っている機器のほうが使いやすい!」などの不満が出てこないよう、導入前に説明し、要望について確認をしておくことで、スムーズな社内展開が期待できます。

構築

クラウド型

クラウド型サービスの中でも特にWeb会議サービスをすでに使っているPCやタブレットで利用する場合、お申し込みから一定期間で必要なIDなどの情報が払い出され利用開始できるため、構築そのものを伴わないことが多いです。ただし環境によって必要なポート開放やPCの設定変更が必要な場合がありますので、トライアル時などに確認しておくと良いでしょう。

 

クラウド型テレビ会議サービスの場合で、テレビ会議端末を新規で導入する場合は端末の設置作業など構築が発生します。また既存テレビ会議端末を使う場合でも設定変更などが必要なケースが多いため、構築プロセスは十分にベンダー側と確認しながら進めると良いでしょう。

 

オンプレミス型

オンプレミス型の場合は構築にあたって自社拠点への設置作業が中心となります。そのため、立ち入る施設や必要な電源、スペースの確認が必要になるとともに、各拠点・施設で必要な入館手続きや担当者アサインなどが必要になります。多くのSIerはこういった全体調整に長けているため、プロジェクトマネジメントを一緒に進めていくと良いでしょう。販売代理店からの購入の場合は、そういった各調整業務を自社ですべて取り仕切る必要がありますので、十分な稼動を確保しておきましょう。

 

運用

サポート体制(社内、ベンダー)

運用サポート(ユーザーからの利用方法/ルールのお問い合わせ対応や操作方法の説明など)についても利用開始までに詰めておくことでスムーズな社内展開が可能となります。ベンダー側の体制確認はもちろん、ベンダーと社内の連絡体制、ベンダーで対応できないような社内調整業務の担当をしっかりと整理しておきましょう。

 

保守体制(社内、ベンダー)

特に機器を新規に導入する場合は故障時等の保守体制についても確認しておきます。故障してから代替機が届くまでのリードタイムや受付窓口などを整理しておくことで、円滑な運用が可能となります。また、機器によっては保守契約を締結していないとソフトウェアのバージョンアップ対応が受けられない場合もあります。しっかりとベンダー側保守について確認しておくとともに、社内のエスカレーションルールも整備しておくことで利用者が安心して使える環境を用意しましょう。

 

利用マニュアルの整理

利用マニュアルを作っておきましょう。ベンダーから供給される一般的な利用マニュアルも重要ですが、社内独自のルールにあわせて運用する場合はその点についても補足しておくことでスムーズな運用が可能となり、利用者の満足度が高まることで、より活用が進むでしょう。時には社内アンケートを実施して満足度や要望を聞いておくと、次の展開に活用することができます。

 

導入費用/コスト

ここまでテレビ会議・Web会議の基礎知識から、導入形態、導入のポイント、導入までの流れについて解説しました。さて、最も気になるポイントの一つ、コストについて解説します。規模や機能によって大きく異なるため、一概には説明できませんが、大きな特徴だけは押さえておきましょう。

 

クラウド型導入の場合、概ね初期費は抑えられており、月々のランニングコストとして費用を支払うケースがほとんどです。Web会議サービスなどは1ID(1利用者)あたり数千円/月~で利用できる安価なサービスもあります。

 

コストを比較検討するにあたっては、何がどこまで含まれているか確認しましょう。安いコストに惹かれて導入したものの、ベンダー側の対応が不親切で、社内の運用サポートに想定外の稼動が発生してしまうことも良く聞かれる話です。 オンプレミス型導入の場合は、初期に機器や構築費用が大きく発生することがほとんどです。初期コスト以外にも、保守契約や運用サポートを外部委託することでランニング費用も発生する場合があります。

 

オンプレミスの場合はサーバー類の設置場所も自社もしくは自社で用意したデータセンターとなりますのでスペースの費用も環境によっては発生します。上述の通り、保守や運用範囲について事前に確認し、内部の稼動が過度に発生しないよう検討しましょう。サーバー類を含むテレビ会議システム導入の場合は、数百万~数千万円の費用が発生することが多いようです。

まとめ

テレビ会議・Web会議 導入成功の法則について解説させていただきましたがいかがだったでしょうか?

 

映像コミュニケーション導入成功に向け、最も重要なのは、自社の環境、ニーズ、予算にあわせた最適な選択を行うことです。単に安いとか、単に高機能、今話題だから・・・など一部情報だけで決めるのではなく、長い目で見て自社の進みたい方向性と利用者の利便性を考えて選定することが、結果的に満足度を高め、会議に留まらない社内コミュニケーションの活性化につながります。皆さまのテレビ会議・Web会議の導入成功をお祈りしております!

Communication & Collaboration Solutions
ヴィジュアルコミュニケーションソリューション
スマートグラスソリューション
コンタクトセンターソリューション
トータルインフラストラクチャーソリューション
Data Center Integrated Solutions
データセンターインテグレーテッドソリューション
採用情報
社会人採用
会社情報
社長あいさつ
会社概要
事業概要
企業理念
沿革
組織図
決算公告
アクセス
ニュース&トピックス
一覧
ご相談・お問い合わせ
サービスに関するご相談・お問い合わせ
資料ダウンロード
デモのお申込み
トライアルのお申込み
資料送付のご依頼
その他お問い合わせ