ソリューションコラム ソリューションコラム

海外とテレビ会議をするには?

 目次
1.海外拠点とのコミュニケーション
2.『視覚からの情報』が理解を深める
3.テレビ会議なら相手の表情や雰囲気まで『見える』
4.テレビ会議を海外と行うには?
5.コストと品質をバランスよく!
6.海外とのコミュニケーション、始めてみましょう!!

 

 

海外拠点とのコミュニケーション

日本企業の『グローバル化』と言っても、海外進出やM&A、工場移転や海外取引先とのやり取りなど、その形態は様々です。しかしいずれにも共通しているのは”コミュニケーション”の重要性です。異なる言語、文化をベースとしたコミュニケーションが、日本企業のビジネスにおいて非常に重要な意味を持つようになりました。
早朝からニューヨークと電話会議、夕方はヨーロッパと電話会議・・・そんな風に忙しくしているビジネスパーソンの方も少なくないでしょう。でも音声やメールだけのコミュニケーションに疲れや不全感を感じていませんか?

 

『視覚からの情報』が理解を深める

コミュニケーションにおいては、言葉そのものの情報、聴覚情報(声の質、速さ、大きさ、口調)に加えて、 視覚からの情報(表情、しぐさ、視線、態度)が大変重要です。特に婉曲的な表現や反語を用いた高度な表現を正しく理解するには、相手がどんな表情で、どんなしぐさで話しているかという情報が必要です。
電話(音声)だけのコミュニケーションで海外とコミュニケーションをしていて、複数の相手が特に現地の方ばかりだとその流暢な英語のやり取りになかなか口をはさめない・・・そんなご経験をお持ちの方も多いのではないでしょうか?

 

 

テレビ会議なら相手の表情や雰囲気まで『見える』

海外とのコミュニケーションツールとしてテレビ会議やWeb会議を導入されている企業が増えています。弊社も関係会社がフランスやシンガポールに拠点を持つ関係で日常的にテレビ会議やWeb会議で英語を使ったコミュニケーションを活発に行っています。
映像を伴うことで、相手の気持ちやこちらの意見を相手がどの程度理解しているか等、電話会議では得られない効率的な会議が実施できます。例えば英語の言い回しのミスで少し強めの言葉を使ってしまった場合でも、表情を伴っていれば信頼関係を損なわずに済むこともあるでしょう。視覚により情報量が圧倒的に深まることにより、理解も深まり、進行も迅速化、会議全体の効率化にもつながります。また、一度テレビ会議を海外と実施したことがある人ならお分かりと思いますが、映像がつながって会議が始まる時、または自己紹介をする時、皆さん『必ず』笑顔になります!相手がどんな顔をしているのか見えない電話会議に比べて、雰囲気が和らぎ、建設的な議論が期待できるのです。

 

 

テレビ会議を海外と行うには?

テレビ会議を海外と行う方法はいくつかございます。コスト、品質、安定性など、何を重視するかによって適切な選択を行うべきでしょう。手軽にスタートするにはやはりインターネット上で利用できるWeb会議が最適です。デスクPCにヘッドセット、必要なソフトウェアを用意すればすぐに利用が開始できます。特に相手先が取引先やパートナーの場合、同一の閉域ネットワークや機器を用意するのは困難なものです。インターネットとPCだけで利用できるWeb会議は異なる企業間でも比較的簡易にスタートできるコミュニケーションツールと言えます。
一方で高い品質や「いつでも安心して使える」安定性を求める場合、特に幹部/経営層が利用する場合にはテレビ会議システムの選択が適切と言えます。今や経営幹部が海外に常駐している日本企業も珍しくありません。スピード経営を確実に実行するためには、安心して使えるテレビ会議と専用ネットワークがお勧めです。

コストと品質をバランスよく!

ただし、テレビ会議システムと専用ネットワークを世界各国にご用意されるにはやはりそれなりのコストがかかります。また地域によって回線の開通に数か月かかってしまったり、国や会社間の関係性によっては同じ専用ネットワークを敷設することができないケースも多いことでしょう。そんなお客様にお勧めなのが『テレビ会議とWeb会議のハイブリッド』利用です。
例えば日本国内本社は参加者が多くても確実にカバーできるテレビ会議専用機。小規模な海外拠点や、恒常的でない取引先や委託先工場などはWeb会議システム。それらを相互接続して、いわば「適材適所」にご利用いただく形態が大変ご好評をいただいております。
コストを最小限に抑えながら、一定の安定品質を実現し、利便性も高めることができるハイブリッド利用。NTTビズリンクでは長くご愛顧いただいているテレビ会議サービスと、安価に比較的高品質を実現するWeb会議サービス「スマートビデオ会議サービス」を相互に接続するゲートウェイサービス、また、最近日本企業の間でも急速に利用が増えているSkypeforBusinessとテレビ会議システムの相互接続を可能とする「M-Connect(type1)」「ゲートウェイサービス(S)」もご用意しており、お客様のニーズに柔軟に合致するご提案をさせていただいております。

 

 
機器
ネットワーク メリット デメリット

コスト重視!

手軽にスタートできる
Web会議

 PC
 インターネット •比較的低価格
•インターネットさえ使えればどこからでも利用可能
•品質が安定しない可能性がある
•PCのため、やや操作が複雑

品質と使い勝手重視!

高品質なテレビ会議

 専用機  専用ネットワーク •高品質
•安定した専用ネットワークなので常に一定品質で利用できる
•操作が簡単
•比較的高価
•国によってネットワーク開通に時間がかかる
•導入には現場工事が必要

コストと品質をバランスよく!

Web会議とテレビ会議のハイブリッド

 専用機 PC  インターネット 専用ネットワーク •Web会議とテレビ会議の良いところをミックス
•ロケーションや参加想定人数等により最適なコストで導入可能
•構成が複雑になる

 

海外とのコミュニケーション、始めてみましょう!!

ご紹介したテレビ会議サービス、Web会議サービス、そしてそれらの相互接続サービスは弊社NTTビズリンクのデモルームでその品質や使い勝手を実際にご覧いただくことが可能です。またWeb会議サービスのスマートビデオ会議サービスについては無償のトライアル提供も行っております。無償トライアルとは言え、実際に海外からご利用をいただくことも可能ですので、海外出張にあわせてトライアル申込をいただければ、日本と現地でお試し利用をいただくこともできます。
海外拠点との映像コミュニケーション、ご興味のあるお客様はぜひお気軽にNTTビズリンクまでお問い合わせください。一緒にお客様に最適な映像ソリューションを見つけましょう!!

 

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